📄️ Demandes d’achat
Une demande d’achat est utilisée pour enregistrer officiellement le besoin d’acheter des biens ou services dans le système ProcureSwift. Elle représente la première étape du processus d’approvisionnement et est soumise à une approbation selon des règles prédéfinies.
📄️ Demandes de devis (RFQ)
Après l’approbation d’une demande d’achat avec la méthode d’approvisionnement RFQ, une demande de devis (RFQ) est automatiquement créée dans la section Devis.
📄️ Demandes de propositions (RFP)
Un RFP (Request for Proposal) est utilisé pour des achats plus complexes où non seulement le prix est évalué, mais aussi la solution proposée, l’étendue des services, les conditions de livraison et la valeur ajoutée du fournisseur. Le processus RFP dans ProcureSwift fonctionne de manière très similaire au RFQ.
📄️ Bons de commande
Ouvrir la liste des bons de commande
📄️ Bons de livraison
Les bons de livraison sont utilisés pour confirmer que des biens ou services provenant d’un bon de commande ont été livrés et reçus.
📄️ Facturation
Comment télécharger et traiter une facture
📄️ Rapprochement à trois pièces
Le rapprochement à trois pièces est utilisé pour comparer trois documents :
📄️ Ajouter un nouveau fournisseur
La section Fournisseurs est utilisée pour gérer les fournisseurs avec lesquels l’organisation collabore. Un administrateur ou un utilisateur autorisé peut inviter des fournisseurs dans le système afin qu’ils puissent soumettre des factures et communiquer via la plateforme ProcureSwift.
📄️ Afficher la liste des fournisseurs
Tous les fournisseurs ajoutés ou invités dans le système sont clairement affichés dans Fournisseurs → View suppliers list.
📄️ Contacts
La section Contacts est utilisée pour gérer les personnes de contact au sein de l’organisation.
📄️ Projets
La section Projets est utilisée pour gérer les projets au sein de l’organisation. Les projets représentent des initiatives, activités ou investissements spécifiques auxquels peuvent être affectés des budgets, des emplacements et des demandes d’achat.
📄️ Fiche santé du projet
La fonctionnalité Fiche santé du projet est utilisée pour évaluer la santé et le statut global d’un projet. Elle fournit une vue d’ensemble structurée des principaux domaines du projet, notamment : ressources, budget, problèmes, bénéfices, calendrier, risques.
📄️ Emplacements
La section Emplacements est utilisée pour gérer les emplacements de l’organisation, tels que les succursales, bureaux ou autres unités. Les emplacements sont utilisés dans les projets, budgets et processus d’approvisionnement.
📄️ Rappels
Cette section est utilisée pour configurer et gérer les rappels de facturation pour les fournisseurs. Elle vous permet de définir quand et dans quelles conditions les fournisseurs doivent émettre et soumettre des factures.
📄️ Utilisateurs de la plateforme
Cette section est utilisée pour gérer les utilisateurs de la plateforme.
📄️ Approbation des nouveaux utilisateurs (Admin)
Toute nouvelle inscription utilisateur doit être approuvée par un administrateur.
📄️ Attribuer un rôle à un utilisateur
Pour qu’un utilisateur puisse travailler pleinement dans le système, un administrateur doit lui attribuer un rôle.
📄️ Paramètres du locataire
La section Paramètres du locataire permet aux administrateurs de définir des règles d’inscription des utilisateurs basées sur les domaines e-mail. Elle permet de spécifier quels domaines sont autorisés ou bloqués lors de l’inscription des utilisateurs.