📄️ Nákupné požiadavky
Nákupná požiadavka slúži na oficiálne zaznamenanie potreby nákupu tovaru alebo služieb v systéme ProcureSwift. Predstavuje prvý krok nákupného procesu a podlieha schvaľovaniu podľa vopred definovaných pravidiel.
📄️ Cenové ponuky (RFQ)
Po schválení nákupnej požiadavky s metódou RFQ sa automaticky vytvorí Request for Quotation (RFQ) v sekcii Ponuky.
📄️ Výzvy na predkladanie návrhov (RFP)
RFP (Request for Proposal) sa používa pri komplexnejších nákupoch, kde sa nehodnotí iba cena, ale aj navrhované riešenie, rozsah služieb, dodacie podmienky a pridaná hodnota dodávateľa. Proces RFP v ProcureSwift funguje veľmi podobne ako RFQ.
📄️ Objednávky
Otvorenie zoznamu objednávok
📄️ Dodacie listy
Dodacie listy slúžia na potvrdenie, že tovar alebo služby z objednávky boli dodané a prijaté.
📄️ Fakturácia
Ako nahrať a spracovať faktúru
📄️ Trojitá zhoda
Trojitá zhoda sa používa na porovnanie troch dokumentov:
📄️ Pridanie nového dodávateľa
Sekcia Dodávatelia slúži na správu dodávateľov, s ktorými organizácia spolupracuje. Administrátor alebo oprávnený používateľ môže dodávateľov pozvať do systému, aby mohli odosielať faktúry a komunikovať cez platformu ProcureSwift.
📄️ Zobrazenie zoznamu dodávateľov
Všetci dodávatelia, ktorí boli pridaní alebo pozvaní do systému, sú jasne zobrazení v Dodávatelia → View suppliers list.
📄️ Kontakty
Sekcia Kontakty slúži na správu kontaktných osôb v rámci organizácie.
📄️ Projekty
Sekcia Projekty slúži na správu projektov v rámci organizácie. Projekty predstavujú konkrétne iniciatívy, aktivity alebo investície, ku ktorým je možné priradiť rozpočty, lokality a nákupné požiadavky.
📄️ Karta zdravia projektu
Funkcia Karta zdravia projektu slúži na hodnotenie celkového zdravia a stavu projektu. Poskytuje štruktúrovaný prehľad kľúčových oblastí projektu, vrátane: zdrojov, rozpočtu, problémov, prínosov, harmonogramu, rizík.
📄️ Lokality
Sekcia Lokality slúži na správu jednotlivých lokalít organizácie, ako sú pobočky, kancelárie alebo iné organizačné jednotky. Lokality sa používajú pri projektoch, rozpočtoch a nákupných procesoch.
📄️ Pripomienky
Táto sekcia slúži na konfiguráciu a správu fakturačných pripomienok pre dodávateľov. Umožňuje nastaviť, kedy a za akých podmienok majú dodávatelia vystaviť a odoslať faktúry.
📄️ Používatelia platformy
Táto sekcia slúži na správu používateľov platformy.
📄️ Schvaľovanie nových používateľov (Admin)
Každá nová registrácia používateľa musí byť schválená administrátorom.
📄️ Priradenie roly používateľovi
Aby používateľ mohol plnohodnotne pracovať v systéme, administrátor mu musí priradiť rolu.
📄️ Nastavenia tenanta
Sekcia Nastavenia tenanta umožňuje administrátorom definovať pravidlá registrácie používateľov podľa e-mailových domén. Umožňuje určiť, ktoré domény sú počas registrácie povolené alebo blokované.