Cenové ponuky (RFQ)

Po schválení nákupnej požiadavky s metódou RFQ sa automaticky vytvorí Request for Quotation (RFQ) v sekcii Ponuky.

Táto RFQ predstavuje formálnu žiadosť, ktorá bude neskôr odoslaná vybraným dodávateľom na získanie ich cenových ponúk.

Zobrazenie RFQ

Pre prístup k RFQ:

• Otvorte hlavné menu.
• Prejdite do Nákup.
• Vyberte Ponuky.

Akcie RFQ

Každá RFQ má menu Actions, ktoré umožňuje:

• Edit – upraviť detaily RFQ
• Delete – odstrániť RFQ
• Detail – zobraziť úplné informácie RFQ
• Send to approval – odoslať RFQ na finálne schválenie

Schválenie pred odoslaním dodávateľom

Aj keď bola nákupná požiadavka už schválená, RFQ musí byť schválená znova, aby bola viditeľná pre dodávateľov.

Toto druhé schválenie zabezpečí, že:

• konečný obsah RFQ je správny,
• všetky údaje, rozpočty a dodacie detaily sú overené,
• požiadavka je pripravená na externé odoslanie.

Až po tomto finálnom schválení bude RFQ sprístupnená vybraným dodávateľom, ktorí môžu odoslať svoje ponuky.

Odpovedanie na RFQ (dodávateľ)

Keď je nákupná požiadavka s RFQ plne schválená nákupnou organizáciou, stáva sa viditeľnou pre vybraných dodávateľov. Každý pozvaný dodávateľ môže RFQ zobraziť a odoslať svoju ponuku priamo cez ProcureSwift.

Prístup k RFQ

• Dodávateľ sa prihlási do ProcureSwift.

• V hlavnom menu dodávateľ otvorí:

• Accounts Receivable → My Quotations

• Ak chce otvoriť konkrétnu RFQ, klikne na

  Actions → Details

  .

Detail RFQ

Detail RFQ poskytuje dodávateľovi úplný prehľad o požiadavke vrátane názvu a čísla požiadavky, súvisiaceho projektu a oddelenia, krajiny a adresy dodania, plánovaného rozpočtu a meny, plánovaného dátumu dodania a dodatočného komentára kupujúceho.

Pod touto časťou dodávateľ vidí detailný zoznam požadovaných položiek, ktorý zobrazuje čo sa požaduje, v akom množstve a za akú referenčnú cenu, spolu s vypočítanými sumami pre každú položku.

Odoslanie ponuky

Aby dodávateľ odpovedal na RFQ, posunie sa na sekciu Fill your quotation.

Tu môže dodávateľ:

• zadať komentár do poľa Your Comment (napr. dodacie podmienky, platnosť ponuky, poznámky).
• nahrať dokumenty ponuky (napr. PDF ponuka, cenník, technické špecifikácie).

Pravidlá nahrávania súborov:

• Maximálne 5 súborov
• Maximálne 5 MB na súbor
• Súbory je možné vybrať alebo presunúť myšou

Po vyplnení všetkých povinných polí a priložení potrebných dokumentov dodávateľ odošle ponuku kliknutím na Upload Quotation. Ponuka sa odošle nákupnej organizácii, automaticky sa prepojí s príslušnou RFQ a bude dostupná na hodnotenie a porovnanie s ponukami od iných dodávateľov.

Výber dodávateľa a vytvorenie objednávky (RFQ)

Po odoslaní ponúk dodávateľmi môže kupujúci skontrolovať všetky prijaté ponuky v sekcii Ponuky. Každá ponuka obsahuje údaje o dodávateľovi, jeho písomnú odpoveď, ceny a všetky priložené dokumenty, ako sú PDF ponuky alebo technické špecifikácie.

Otvorením Detailu RFQ môže kupujúci porovnať prijaté ponuky vedľa seba a hodnotiť ich podľa ceny, dostupnosti, dodacej lehoty a ďalších podmienok.

Keď sa kupujúci rozhodne, že už nie sú potrebné ďalšie ponuky, použije tlačidlo End Collection Period na uzavretie RFQ. Tým sa zabráni ďalším odoslaniam od dodávateľov a aktivuje sa krok výberu dodávateľa.

Po ukončení obdobia zberu sa zobrazí pole Pick Supplier. Kupujúci môže vybrať jedného z dodávateľov, ktorí poslali ponuku. Po výbere dodávateľa kliknutie na Create Purchase Order vygeneruje objednávku na základe vybranej ponuky.

Viac informácií o správe a spracovaní objednávok nájdete v sekcii Objednávky.