Skip to main content

Výzvy na predkladanie návrhov (RFP)

RFP (Request for Proposal) sa používa pri komplexnejších nákupoch, kde sa nehodnotí iba cena, ale aj navrhované riešenie, rozsah služieb, dodacie podmienky a pridaná hodnota dodávateľa. Proces RFP v ProcureSwift funguje veľmi podobne ako RFQ.

Predpoklady na vytvorenie RFP

Pred vytvorením RFP musia byť dokončené tieto kroky:

  • musí byť vytvorená nákupná požiadavka,
  • požiadavka musí byť odoslaná na schválenie,
  • po schválení sa RFP automaticky vytvorí v sekcii Proposals.

Zobrazenie zoznamu RFP

  • Prihláste sa do aplikácie ProcureSwift.
  • V hlavnom menu prejdite do Nákup.
  • Vyberte Proposals.

Obrazovka Requests for Proposals zobrazuje zoznam všetkých RFP vrátane kľúčových informácií, ako je názov požiadavky, rozpočet, mena, krajina, dátumy a aktuálny stav.

Práca s RFP

Pre každú RFP ponúka menu Actions tieto možnosti:

  • Edit – upraviť detaily RFP
  • Delete – odstrániť RFP
  • Send to approval – odoslať RFP na schválenie
  • Detail – otvoriť detaily RFP a sledovať jej stav

Po vytvorení je RFP v stave Draft a nie je ešte viditeľná pre dodávateľov.

Odoslanie RFP na schválenie

Predtým, ako dodávatelia uvidia a zareagujú na RFP, musí byť schválená:

  • V zozname RFP kliknite na Actions pri vybranej RFP.
  • Vyberte Send to approval.
  • RFP vstúpi do schvaľovacieho workflow definovaného organizáciou.

RFP bude sprístupnená dodávateľom až po finálnom schválení, aby mohli odoslať svoje návrhy.

Sledovanie návrhov dodávateľov

Kliknutím na Detail sa otvorí detail RFP, kde môžete:

  • skontrolovať všetky informácie o požiadavke,
  • vidieť zoznam Submitted Proposals,
  • porovnať návrhy po ich odoslaní.

Najskôr sekcia Submitted Proposals ukazuje, že zatiaľ neboli prijaté žiadne návrhy. Návrhy dodávateľov sa zobrazia automaticky po ich odoslaní.

Otázky & odpovede (pohľad dodávateľa)

V rámci RFP môžu dodávatelia klásť otázky priamo v systéme. Táto funkcionalita slúži na upresnenie technických, obchodných alebo dodacích podmienok pred odoslaním návrhu.

Ako dodávateľ položí otázku

  • Dodávateľ sa prihlási a otvorí sekciu My Proposals.
  • Vyberie relevantnú RFP kliknutím na Details.
  • Na spodku stránky nájde sekciu Questions & Answers.
  • Klikne na Ask Question.
  • Do poľa Question zadá svoju otázku (napr. o technických špecifikáciách, konfigurácii alebo dodacích podmienkach).
  • Voliteľne môže priložiť súbory cez Upload Files.
  • Klikne na Submit Question.

Otázka sa odošle nákupnej organizácii a zobrazí sa v zozname so stavom Unanswered.

Ako kupujúci odpovie na otázku

  • Kupujúci otvorí RFP a prejde do sekcie Questions & Answers.
  • Uvidí všetky položené otázky vrátane toho, kto ich položil a kedy.
  • Pri relevantnej otázke klikne na Answer.
  • Do poľa Answer zadá odpoveď.
  • Môže zvoliť, či má byť odpoveď Private (viditeľná len pre dodávateľa, ktorý sa pýtal), alebo ju sprístupniť všetkým dodávateľom cez Make Public.
  • Voliteľne môže priložiť dokumenty k odpovedi.
  • Odošle odpoveď kliknutím na Submit Answer.

Po odoslaní sa odpoveď zobrazí v sekcii Questions & Answers a dodávateľ dostane oznámenie, že jeho otázka bola zodpovedaná.

​

Ako dodávateľ odosiela návrh (RFP)

Otvorenie RFP​

  • Dodávateľ sa prihlási do portálu.
  • V ľavom menu otvorí My Proposals.
  • Nájde požadovanú RFP.
  • Klikne na Actions → Details.

Odoslanie nového návrhu​

  • Dodávateľ klikne na Submit New Proposal.
  • Otvorí sa formulár návrhu.

Po kliknutí na Submit New Proposal je dodávateľ presmerovaný na obrazovku Fill your proposal, kde sa návrh vyplní a odošle.

Na tejto obrazovke dodávateľ:

  • Zadajte písomný komentár k návrhu do poľa Your Comment (Proposal). Tento komentár slúži na popis ponuky, napríklad cenové podmienky, dostupnosť, dodací čas, záruka alebo ďalšie poznámky.
  • Nahraje podporné dokumenty v sekcii Proposal Attachments.

Dodávateľ môže nahrať maximálne 5 súborov, každý s maximálnou veľkosťou 5 MB, buď kliknutím na oblasť nahrávania alebo presunutím súborov.

Po pridaní komentára a príloh dodávateľ odošle návrh a ten sa zobrazí kupujúcemu v sekcii Submitted Proposals.