Skip to main content

Nastavenie pridelenia špecialistu na obstarávanie

Špecialista na obstarávanie je používateľ zodpovedný za spracovanie nákupných požiadaviek.

Preskúmava požiadavky vytvorené zamestnancami, vyberá vhodnú metódu obstarávania, vyberá dodávateľa a potom predkladá požiadavku na schválenie.

Aby systém mohol automaticky prideľovať nákupné požiadavky správnemu Špecialistovi na obstarávanie, musíte vytvoriť pravidlo pridelenia.

Kde nájsť túto funkciu​

  • V hlavnom menu kliknite na Administrácia.
  • Vyberte Pravidlá pridelenia.
  • Otvorí sa stránka Pravidlá pridelenia špecialistu.

Na tejto stránke môžete vytvoriť nové pravidlo pridelenia.

Vytvorenie nového pravidla​

  • Vyplňte požadované polia vo formulári.
  • Kliknite na Vytvoriť pravidlo pre uloženie pravidla.

Vysvetlenie polí​

Názov pravidla

Zadajte názov pravidla.

Odporúča sa zvoliť názov, ktorý jasne popisuje účel pravidla, napríklad: IT nákupy, Marketingové nákupy, Nákupy nad 10 000 €.

Oddelenie (voliteľné)

Vyberte oddelenie, pre ktoré bude pravidlo platiť. Ak je toto pole ponechané prázdne, pravidlo sa bude vzťahovať na všetky oddelenia.

Projekt (voliteľné)

Vyberte projekt, na ktorý sa pravidlo vzťahuje. Ak je ponechané prázdne, pravidlo sa bude vzťahovať na všetky projekty.

Min rozpočet / Max rozpočet (voliteľné)

Špecifikujte rozpočtový rozsah, pre ktorý má pravidlo platiť.

Špecialista

Vyberte používateľa s rolou Špecialista na obstarávanie, ktorý bude prijímať nákupné požiadavky zodpovedajúce podmienkam pravidla.

Ak sa v zozname nezobrazia žiadni používatelia, uistite sa, že rola Špecialista na obstarávanie bola používateľovi pridelená v sekcii Používatelia platformy.

Priorita

Definuje prioritu pravidla.

Ak viacero pravidiel zodpovedá požiadavke, systém použije pravidlo s najnižším číslom priority.

Aktívne

Určuje, či je pravidlo aktívne. Ak je povolené, pravidlo sa bude používať pri prideľovaní nákupných požiadaviek.

Uloženie pravidla​

Po vyplnení požadovaných informácií kliknite na Vytvoriť pravidlo.

Od tohto momentu budú nákupné požiadavky automaticky prideľované vybranému Špecialistovi na obstarávanie na základe nakonfigurovaných podmienok.

Vyberte oddelenie, pre ktoré bude pravidlo platiť.

Ak je toto pole ponechané prázdne, pravidlo sa bude vzťahovať na všetky oddelenia.

Preskúmanie nákupných požiadaviek​

Nákupné požiadavky sú vytvárané zamestnancami v systéme. Po vytvorení sú automaticky prideľované špecialistovi na obstarávanie na základe nakonfigurovaných Pravidiel pridelenia.

Po nakonfigurovaní pravidiel pridelenia budú nákupné požiadavky automaticky prideľované príslušnému Špecialistovi na obstarávanie.

Pridelené požiadavky je možné zobraziť v sekcii Preskúmanie špecialistom.

  • V hlavnom menu kliknite na Schválenia.
  • Vyberte Preskúmanie špecialistom.

Táto sekcia zobrazuje všetky nákupné požiadavky, ktoré boli pridelené špecialistovi na obstarávanie na preskúmanie.

Preskúmanie požiadavky

  • Otvorte sekciu Preskúmanie špecialistom.
  • Vyberte požiadavku, ktorú chcete preskúmať.
  • Otvoria sa detaily požiadavky.

Odtiaľto môže špecialista na obstarávanie preskúmať a aktualizovať informácie o požiadavke.

Dostupné akcie pre špecialistu na obstarávanie​

Špecialista na obstarávanie môže pri preskúmaní požiadavky vykonať niekoľko akcií:

Špecialista môže v prípade potreby aktualizovať alebo zmeniť detaily požiadavky.

Vybrať typ obstarávania:

  • RFP (Žiadosť o návrh)
  • RFQ (Žiadosť o cenovú ponuku)
  • SP (Jednoduché obstarávanie)

Vybrať dodávateľa

Špecialista môže vybrať vhodného dodávateľa pre nákup zo zoznamu dodávateľov.

Pokračovať v procese obstarávania

Po preskúmaní a aktualizácii požiadavky môže špecialista na obstarávanie pokračovať ďalšími krokmi v procese obstarávania podľa pracovného postupu organizácie.