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Configuration de l'assignation du spécialiste en approvisionnement

Le Spécialiste en approvisionnement est un utilisateur responsable du traitement des demandes d'achat.

Il examine les demandes créées par les employés, sélectionne la méthode d'approvisionnement appropriée, choisit un fournisseur, puis soumet la demande pour approbation.

Pour permettre au système d'assigner automatiquement les demandes d'achat au bon Spécialiste en approvisionnement, vous devez créer une règle d'assignation.

Où trouver cette fonctionnalité​

  • Dans le menu principal, cliquez sur Administration.
  • Sélectionnez Règles d'assignation.
  • La page Règles d'assignation du spécialiste s'ouvrira.

Sur cette page, vous pouvez créer une nouvelle règle d'assignation.

Création d'une nouvelle règle​

  • Remplissez les champs requis dans le formulaire.
  • Cliquez sur Créer une règle pour enregistrer la règle.

Explication des champs​

Nom de la règle

Saisissez un nom pour la règle.

Il est recommandé de choisir un nom qui décrit clairement l'objectif de la règle, par exemple : Achats IT, Achats Marketing, Achats supérieurs à 10 000 €.

Département (optionnel)

Sélectionnez le département pour lequel la règle s'appliquera. Si ce champ est laissé vide, la règle s'appliquera à tous les départements.

Projet (optionnel)

Sélectionnez le projet auquel la règle s'applique. Si laissé vide, la règle s'appliquera à tous les projets.

Budget Min / Budget Max (optionnel)

Spécifiez la plage budgétaire pour laquelle la règle doit s'appliquer.

Spécialiste

Sélectionnez l'utilisateur avec le rôle Spécialiste en approvisionnement qui recevra les demandes d'achat correspondant aux conditions de la règle.

Si aucun utilisateur n'apparaît dans la liste, assurez-vous que le rôle Spécialiste en approvisionnement a été attribué à l'utilisateur dans la section Utilisateurs de la plateforme.

Priorité

Définit la priorité de la règle.

Si plusieurs règles correspondent à une demande, le système appliquera la règle avec le numéro de priorité le plus bas.

Actif

Détermine si la règle est active. Si activée, la règle sera utilisée lors de l'assignation des demandes d'achat.

Enregistrement de la règle​

Après avoir rempli les informations requises, cliquez sur Créer une règle.

À partir de ce moment, les demandes d'achat seront automatiquement assignées au Spécialiste en approvisionnement sélectionné en fonction des conditions configurées.

Sélectionnez le département pour lequel la règle s'appliquera.

Si ce champ est laissé vide, la règle s'appliquera à tous les départements.

Révision des demandes d'achat​

Les demandes d'achat sont créées par les employés dans le système. Une fois créées, elles sont automatiquement assignées à un spécialiste en approvisionnement en fonction des Règles d'assignation configurées.

Une fois les règles d'assignation configurées, les demandes d'achat seront automatiquement assignées au Spécialiste en approvisionnement approprié.

Les demandes assignées peuvent être consultées dans la section Révision du spécialiste.

  • Dans le menu principal, cliquez sur Approbations.
  • Sélectionnez Révision du spécialiste.

Cette section affiche toutes les demandes d'achat qui ont été assignées au spécialiste en approvisionnement pour révision.

Révision d'une demande

  • Ouvrez la section Révision du spécialiste.
  • Sélectionnez la demande que vous souhaitez réviser.
  • Les détails de la demande s'ouvriront.

À partir de là, le spécialiste en approvisionnement peut réviser et mettre à jour les informations de la demande.

Actions disponibles pour le spécialiste en approvisionnement​

Le spécialiste en approvisionnement peut effectuer plusieurs actions lors de la révision d'une demande :

Le spécialiste peut mettre à jour ou modifier les détails de la demande si nécessaire.

Sélectionner le type d'approvisionnement :

  • RFP (Demande de propositions)
  • RFQ (Demande de devis)
  • SP (Approvisionnement simple)

Sélectionner un fournisseur

Le spécialiste peut choisir le fournisseur approprié pour l'achat à partir de la liste des fournisseurs.

Continuer le processus d'approvisionnement

Après avoir révisé et mis à jour la demande, le spécialiste en approvisionnement peut procéder aux étapes suivantes du processus d'approvisionnement selon le flux de travail de l'organisation.