Demandes de devis (RFQ)

Après l’approbation d’une demande d’achat avec la méthode d’approvisionnement RFQ, une demande de devis (RFQ) est automatiquement créée dans la section Devis.

Cette RFQ représente une demande formelle qui sera ensuite envoyée aux fournisseurs sélectionnés afin de collecter leurs offres de prix.

Afficher les RFQ

Pour accéder aux RFQ :

• Ouvrez le menu principal.
• Allez à Achats.
• Sélectionnez Devis.

Actions RFQ

Chaque RFQ dispose d’un menu Actions qui permet à l’utilisateur de :

• Edit – modifier les détails de la RFQ
• Delete – supprimer la RFQ
• Detail – afficher les informations complètes de la RFQ
• Send to approval – soumettre la RFQ pour approbation finale

Approbation avant envoi aux fournisseurs

Même si la demande d’achat a déjà été approuvée, la RFQ doit être approuvée à nouveau avant de devenir visible pour les fournisseurs.

Cette seconde approbation garantit que :

• le contenu final de la RFQ est correct,
• toutes les données, budgets et détails de livraison sont vérifiés,
• la demande est prête à être envoyée à l’extérieur.

Ce n’est qu’après cette approbation finale que la RFQ sera disponible pour les fournisseurs sélectionnés, qui pourront alors soumettre leurs devis.

Répondre à une RFQ (fournisseur)

Lorsqu’une demande d’achat avec RFQ est entièrement approuvée par l’organisation acheteuse, elle devient visible pour les fournisseurs sélectionnés. Chaque fournisseur invité peut alors consulter la RFQ et soumettre son devis directement via ProcureSwift.

Accéder aux RFQ

• Le fournisseur se connecte à ProcureSwift.

• Dans le menu principal, le fournisseur ouvre :

• Accounts Receivable → My Quotations

• Pour ouvrir une RFQ spécifique, le fournisseur clique sur

  Actions → Details

  .

Vue détaillée de la RFQ

L’écran de détail de la RFQ fournit au fournisseur une vue d’ensemble complète de la demande, incluant le nom et le numéro de la demande, le projet et le département associés, le pays et l’adresse de livraison, le budget et la devise prévus, la date de livraison prévue ainsi que le commentaire additionnel de l’acheteur.

Sous cette section, le fournisseur peut voir une liste détaillée des articles demandés, indiquant ce qui est demandé, en quelle quantité et à quel prix de référence, ainsi que les totaux calculés pour chaque article.

Soumettre un devis

Pour répondre à la RFQ, le fournisseur fait défiler jusqu’à la section Fill your quotation.

Ici, le fournisseur peut :

• Saisir un commentaire dans le champ Your Comment (par ex. conditions de livraison, validité de l’offre, notes).
• Télécharger des documents de devis (par ex. offre PDF, liste de prix, spécifications techniques).

Règles de téléchargement de fichiers :

• Maximum 5 fichiers
• Maximum 5 MB par fichier
• Les fichiers peuvent être sélectionnés ou glissés-déposés

Après avoir complété tous les champs requis et joint les documents nécessaires, le fournisseur soumet le devis en cliquant sur Upload Quotation. Le devis est alors envoyé à l’organisation acheteuse, automatiquement lié à la RFQ correspondante, et devient disponible pour évaluation et comparaison avec les devis d’autres fournisseurs.

Sélectionner un fournisseur et créer un bon de commande (RFQ)

Une fois les devis soumis par les fournisseurs, l’acheteur peut examiner toutes les offres reçues dans la section Devis. Chaque devis comprend les détails du fournisseur, sa réponse écrite, les prix et tous les documents joints tels que des devis PDF ou des spécifications techniques.

En ouvrant le détail de la RFQ, l’acheteur peut comparer les offres soumises côte à côte et les évaluer en fonction du prix, de la disponibilité, du délai de livraison et de toute condition supplémentaire fournie par les fournisseurs.

Lorsque l’acheteur décide qu’aucun autre devis n’est nécessaire, le bouton End Collection Period est utilisé pour clôturer la RFQ. Cela empêche toute nouvelle soumission de fournisseur et active l’étape de sélection du fournisseur.

Après la fin de la période de collecte, un champ Pick Supplier devient disponible. L’acheteur peut choisir l’un des fournisseurs ayant soumis un devis. Une fois le fournisseur sélectionné, cliquer sur Create Purchase Order génère un bon de commande basé sur le devis choisi.

Pour plus de détails sur la gestion et le traitement des bons de commande, voir la section Bons de commande.