Angebotsanfragen (RFQ)

Nach der Genehmigung einer Beschaffungsanforderung mit der RFQ-Beschaffungsmethode wird automatisch eine Angebotsanfrage (RFQ) im Bereich Angebote erstellt.

Diese RFQ stellt eine formelle Anfrage dar, die später an ausgewählte Lieferanten gesendet wird, um deren Preisangebote einzuholen.

RFQs anzeigen

So greifen Sie auf RFQs zu:

Öffnen Sie das Hauptmenü.
Gehen Sie zu Einkauf.
Wählen Sie Angebote.

RFQ-Aktionen

Jede RFQ hat ein Aktionen-Menü, das dem Benutzer Folgendes ermöglicht:

Bearbeiten – RFQ-Details ändern
Löschen – die RFQ entfernen
Detail – vollständige RFQ-Informationen anzeigen
Zur Genehmigung senden – die RFQ zur finalen Genehmigung einreichen

Genehmigung vor dem Versand an Lieferanten

Auch wenn die Beschaffungsanforderung bereits genehmigt wurde, muss die RFQ erneut genehmigt werden, bevor sie für Lieferanten sichtbar wird.

Diese zweite Genehmigung stellt sicher, dass:

der endgültige RFQ-Inhalt korrekt ist,
alle Daten, Budgets und Lieferdetails geprüft sind,
die Anfrage bereit ist, extern versendet zu werden.

Erst nach Abschluss dieser finalen Genehmigung wird die RFQ den ausgewählten Lieferanten zur Verfügung gestellt, damit sie ihre Angebote einreichen können.

Auf eine RFQ antworten (Lieferant)

Wenn eine Beschaffungsanforderung mit RFQ von der einkaufenden Organisation vollständig genehmigt wurde, wird sie für die ausgewählten Lieferanten sichtbar. Jeder eingeladene Lieferant kann die RFQ dann einsehen und sein Angebot direkt über ProcureSwift einreichen.

Zugriff auf RFQs

Der Lieferant meldet sich bei ProcureSwift an.
Im Hauptmenü öffnet der Lieferant:
Debitoren → Meine Angebote
Um eine bestimmte RFQ zu öffnen, klickt der Lieferant auf

Aktionen → Details

.

RFQ-Detailansicht

Die RFQ-Detailansicht bietet dem Lieferanten eine vollständige Übersicht über die Anfrage, einschließlich Anforderungsname und -nummer, zugehöriges Projekt und Abteilung, Land und Lieferadresse, geplantes Budget und Währung, geplantes Lieferdatum sowie den zusätzlichen Kommentar des Einkäufers.

Unterhalb dieses Abschnitts sieht der Lieferant eine detaillierte Liste der angeforderten Positionen, die zeigt, was angefordert wird, in welcher Menge und zu welchem Referenzpreis, zusammen mit den berechneten Summen für jede Position.

Ein Angebot einreichen

Um auf die RFQ zu antworten, scrollt der Lieferant zum Abschnitt Fill your quotation.

Hier kann der Lieferant:

einen Kommentar im Feld Your Comment eingeben (z. B. Lieferbedingungen, Gültigkeit des Angebots, Hinweise).
Angebotsdokumente hochladen (z. B. PDF-Angebot, Preisliste, technische Spezifikationen).

Regeln für Dateiuploads:

Maximal 5 Dateien
Maximal 5 MB pro Datei
Dateien können ausgewählt oder per Drag & Drop hochgeladen werden

Nach dem Ausfüllen aller erforderlichen Felder und dem Anhängen der notwendigen Dokumente sendet der Lieferant das Angebot durch Klicken auf Upload Quotation. Das Angebot wird dann an die einkaufende Organisation gesendet, automatisch mit der entsprechenden RFQ verknüpft und steht für die Bewertung und den Vergleich mit Angeboten anderer Lieferanten zur Verfügung.

Lieferanten auswählen und Bestellung erstellen (RFQ)

Sobald Lieferanten ihre Angebote eingereicht haben, kann der Einkäufer alle erhaltenen Angebote im Bereich Angebote prüfen. Jedes Angebot enthält die Lieferantendaten, die schriftliche Antwort, Preise und alle angehängten Dokumente wie PDF-Angebote oder technische Spezifikationen.

Durch Öffnen des RFQ-Details kann der Einkäufer die eingereichten Angebote nebeneinander vergleichen und sie nach Preis, Verfügbarkeit, Lieferzeit und zusätzlichen Bedingungen bewerten.

Wenn der Einkäufer entscheidet, dass keine weiteren Angebote benötigt werden, wird mit der Schaltfläche End Collection Period die RFQ geschlossen. Dies verhindert weitere Einreichungen von Lieferanten und aktiviert den Schritt der Lieferantenauswahl.

Nach dem Beenden des Sammelzeitraums wird ein Feld Pick Supplier verfügbar. Der Einkäufer kann einen der Lieferanten auswählen, die ein Angebot eingereicht haben. Nach Auswahl des Lieferanten wird durch Klicken auf Create Purchase Order eine Bestellung auf Basis des ausgewählten Angebots erstellt.

Weitere Details zur Verwaltung und Verarbeitung von Bestellungen finden Sie im Abschnitt Bestellungen.

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