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Angebotsanfragen (RFP)

Eine RFP (Request for Proposal) wird für komplexere Beschaffungen verwendet, bei denen nicht nur der Preis bewertet wird, sondern auch die vorgeschlagene Lösung, der Leistungsumfang, Lieferbedingungen und der Mehrwert des Lieferanten. Der RFP-Prozess in ProcureSwift funktioniert sehr ähnlich wie RFQ.

Voraussetzungen für die Erstellung einer RFP

Bevor eine RFP erstellt werden kann, müssen folgende Schritte abgeschlossen sein:

  • Eine Beschaffungsanforderung muss erstellt werden,
  • die Anforderung muss zur Genehmigung eingereicht werden,
  • nach der Genehmigung wird automatisch eine RFP im Bereich Vorschläge erstellt.

RFP-Liste anzeigen

  • Melden Sie sich bei der ProcureSwift-Anwendung an.
  • Gehen Sie im Hauptmenü zu Einkauf.
  • Wählen Sie Vorschläge.

Der Bildschirm Angebotsanfragen zeigt eine Liste aller RFPs, einschließlich wichtiger Informationen wie Anforderungsname, Budget, Währung, Land, Daten und aktuellem Status.

Mit einer RFP arbeiten

Für jede RFP bietet das Aktionen-Menü folgende Optionen:

  • Bearbeiten – RFP-Details ändern
  • Löschen – RFP entfernen
  • Zur Genehmigung senden – RFP zur Genehmigung einreichen
  • Detail – RFP-Details öffnen und Status verfolgen

Bei der Erstellung befindet sich eine RFP im Status Entwurf und ist für Lieferanten noch nicht sichtbar.

RFP zur Genehmigung senden

Bevor Lieferanten eine RFP sehen und darauf reagieren können, muss sie genehmigt werden:

  • In der RFP-Liste auf Aktionen neben der ausgewählten RFP klicken.
  • Zur Genehmigung senden auswählen.
  • Die RFP tritt in den von Ihrer Organisation definierten Genehmigungsworkflow ein.

Erst nach der finalen Genehmigung wird die RFP Lieferanten zur Verfügung gestellt, damit sie ihre Vorschläge einreichen können.

Lieferantenvorschläge verfolgen

Durch Klicken auf Detail öffnet sich die RFP-Detailansicht, in der Sie:

  • alle Anforderungsinformationen prüfen,
  • die Liste der eingereichten Vorschläge sehen,
  • Vorschläge vergleichen können, sobald Lieferanten sie einreichen.

Zunächst zeigt der Bereich Eingereichte Vorschläge an, dass noch keine Vorschläge eingegangen sind. Lieferantenvorschläge erscheinen automatisch, sobald sie eingereicht werden.

Fragen & Antworten (Lieferantenperspektive)

Innerhalb einer RFP können Lieferanten Fragen direkt im System stellen. Diese Funktion dient dazu, technische, kommerzielle oder Lieferbedingungen vor Abgabe eines Vorschlags zu klären.

Wie ein Lieferant eine Frage stellt

  • Der Lieferant meldet sich an und öffnet den Bereich Meine Vorschläge.
  • Er wählt die relevante RFP durch Klicken auf Details.
  • Am Ende der Seite findet er den Bereich Fragen & Antworten.
  • Er klickt auf Ask Question.
  • Im Feld Question gibt er seine Frage ein (z. B. zu technischen Spezifikationen, Konfiguration oder Lieferbedingungen).
  • Optional kann er Dateien über Upload Files anhängen.
  • Er klickt auf Submit Question.

Die Frage wird an die einkaufende Organisation gesendet und erscheint in der Liste mit dem Status Unanswered.

Wie der Einkäufer eine Frage beantwortet

  • Der Einkäufer öffnet die RFP und geht zum Bereich Fragen & Antworten.
  • Er sieht alle eingereichten Fragen, einschließlich wer sie gestellt hat und wann.
  • Er klickt neben der relevanten Frage auf Answer.
  • Er gibt seine Antwort im Feld Answer ein.
  • Er kann wählen, ob die Antwort Private (nur für den fragenden Lieferanten sichtbar) sein soll oder sie mit Make Public für alle Lieferanten sichtbar machen.
  • Optional kann er Dokumente an die Antwort anhängen.
  • Er sendet die Antwort durch Klicken auf Submit Answer.

Nach dem Absenden erscheint die Antwort im Bereich Fragen & Antworten und der Lieferant wird darüber informiert, dass seine Frage beantwortet wurde.

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Wie ein Lieferant einen Vorschlag einreicht (RFP)

RFP öffnen​

  • Der Lieferant meldet sich im Portal an.
  • Im linken Menü öffnet er Meine Vorschläge.
  • Er findet die erforderliche RFP.
  • Er klickt auf Aktionen → Details.

Neuen Vorschlag einreichen​

  • Der Lieferant klickt auf Submit New Proposal.
  • Das Vorschlagsformular öffnet sich.

Nach dem Klicken auf Submit New Proposal wird der Lieferant zur Seite Fill your proposal weitergeleitet, auf der der eigentliche Vorschlag ausgefüllt und eingereicht wird.

Auf dieser Seite:

  • Gibt der Lieferant einen schriftlichen Vorschlagskommentar im Feld Your Comment (Proposal) ein. Dieser dient zur Beschreibung des Angebots, z. B. Preisbedingungen, Verfügbarkeit, Lieferzeit, Garantie oder zusätzliche Hinweise.
  • Lädt er unterstützende Dokumente im Abschnitt Proposal Attachments hoch.

Der Lieferant kann bis zu 5 Dateien hochladen, jede mit einer maximalen Größe von 5 MB, entweder durch Klicken auf den Upload-Bereich oder per Drag & Drop.

Sobald Kommentar und Anhänge hinzugefügt sind, sendet der Lieferant den Vorschlag ab, und er wird im Bereich Eingereichte Vorschläge der RFP für den Einkäufer sichtbar.