📄️ Beschaffungsanforderungen
Eine Beschaffungsanforderung dient dazu, den Bedarf an Waren oder Dienstleistungen im ProcureSwift-System offiziell zu erfassen. Sie stellt den ersten Schritt des Beschaffungsprozesses dar und unterliegt einer Genehmigung nach vordefinierten Regeln.
📄️ Angebotsanfragen (RFQ)
Nach der Genehmigung einer Beschaffungsanforderung mit der RFQ-Beschaffungsmethode wird automatisch eine Angebotsanfrage (RFQ) im Bereich Angebote erstellt.
📄️ Angebotsanfragen (RFP)
Eine RFP (Request for Proposal) wird für komplexere Beschaffungen verwendet, bei denen nicht nur der Preis bewertet wird, sondern auch die vorgeschlagene Lösung, der Leistungsumfang, Lieferbedingungen und der Mehrwert des Lieferanten. Der RFP-Prozess in ProcureSwift funktioniert sehr ähnlich wie RFQ.
📄️ Bestellungen
Liste der Bestellungen öffnen
📄️ Lieferscheine
Lieferscheine werden verwendet, um zu bestätigen, dass Waren oder Dienstleistungen aus einer Bestellung geliefert und empfangen wurden.
📄️ Rechnungsstellung
So laden Sie eine Rechnung hoch und verarbeiten sie
📄️ Dreifachabgleich
Der Dreifachabgleich wird verwendet, um drei Dokumente zu vergleichen:
📄️ Neuen Lieferanten hinzufügen
Der Bereich Lieferanten dient zur Verwaltung der Lieferanten, mit denen die Organisation zusammenarbeitet. Ein Administrator oder ein autorisierter Benutzer kann Lieferanten in das System einladen, damit sie Rechnungen einreichen und über die ProcureSwift-Plattform kommunizieren können.
📄️ Lieferantenliste anzeigen
Alle Lieferanten, die dem System hinzugefügt oder eingeladen wurden, sind klar angezeigt unter Lieferanten → Lieferantenliste anzeigen.
📄️ Kontakte
Der Bereich Kontakte dient zur Verwaltung von Kontaktpersonen innerhalb der Organisation.
📄️ Projekte
Der Bereich Projekte dient zur Verwaltung von Projekten innerhalb der Organisation. Projekte repräsentieren spezifische Initiativen, Aktivitäten oder Investitionen, denen Budgets, Standorte und Beschaffungsanforderungen zugewiesen werden können.
📄️ Projekt-Gesundheitskarte
Die Funktion Projekt-Gesundheitskarte wird verwendet, um den Gesamtzustand und Status eines Projekts zu bewerten. Sie bietet eine strukturierte Übersicht über wichtige Projektbereiche, darunter: Ressourcen, Budget, Probleme, Nutzen, Zeitplan, Risiken.
📄️ Standorte
Der Bereich Standorte dient zur Verwaltung einzelner Standorte der Organisation, z. B. Filialen, Büros oder andere organisatorische Einheiten. Standorte werden bei Projekten, Budgets und Beschaffungsprozessen verwendet.
📄️ Erinnerungen
Dieser Abschnitt wird verwendet, um Rechnungs-Erinnerungen für Lieferanten zu konfigurieren und zu verwalten. Er ermöglicht es Ihnen festzulegen, wann und unter welchen Bedingungen Lieferanten Rechnungen ausstellen und einreichen sollen.
📄️ Plattformbenutzer
Dieser Bereich dient zur Verwaltung der Plattformbenutzer.
📄️ Genehmigung neuer Benutzer (Admin)
Jede neue Benutzerregistrierung muss von einem Administrator genehmigt werden.
📄️ Rolle einem Benutzer zuweisen
Damit ein Benutzer vollständig im System arbeiten kann, muss ihm ein Administrator eine Rolle zuweisen.
📄️ Mandanteneinstellungen
Der Abschnitt Mandanteneinstellungen ermöglicht Administratoren, Regeln für die Benutzerregistrierung basierend auf E-Mail-Domains festzulegen. Er erlaubt es Administratoren, zu definieren, welche Domains während der Benutzerregistrierung erlaubt oder blockiert sind.