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Einrichtung der Beschaffungsspezialisten-Zuweisung

Der Beschaffungsspezialist ist ein Benutzer, der für die Bearbeitung von Beschaffungsanforderungen verantwortlich ist.

Er prüft die von Mitarbeitern erstellten Anforderungen, wählt die geeignete Beschaffungsmethode, wählt einen Lieferanten und reicht die Anforderung dann zur Genehmigung ein.

Um dem System zu ermöglichen, Beschaffungsanforderungen automatisch dem richtigen Beschaffungsspezialisten zuzuweisen, müssen Sie eine Zuweisungsregel erstellen.

Wo Sie diese Funktion finden​

  • Klicken Sie im Hauptmenü auf Administration.
  • Wählen Sie Zuweisungsregeln.
  • Die Seite Spezialisten-Zuweisungsregeln wird geöffnet.

Auf dieser Seite können Sie eine neue Zuweisungsregel erstellen.

Erstellen einer neuen Regel​

  • Füllen Sie die erforderlichen Felder im Formular aus.
  • Klicken Sie auf Regel erstellen, um die Regel zu speichern.

Erklärung der Felder​

Regelname

Geben Sie einen Namen für die Regel ein.

Es wird empfohlen, einen Namen zu wählen, der den Zweck der Regel klar beschreibt, zum Beispiel: IT-Einkäufe, Marketing-Einkäufe, Einkäufe über 10.000 €.

Abteilung (optional)

Wählen Sie die Abteilung, für die die Regel gelten soll. Wenn dieses Feld leer gelassen wird, gilt die Regel für alle Abteilungen.

Projekt (optional)

Wählen Sie das Projekt, für das die Regel gilt. Wenn leer gelassen, gilt die Regel für alle Projekte.

Min Budget / Max Budget (optional)

Geben Sie den Budgetbereich an, für den die Regel gelten soll.

Spezialist

Wählen Sie den Benutzer mit der Rolle Beschaffungsspezialist, der die Beschaffungsanforderungen erhält, die den Regelbedingungen entsprechen.

Wenn keine Benutzer in der Liste erscheinen, stellen Sie sicher, dass die Rolle Beschaffungsspezialist dem Benutzer im Bereich Plattformbenutzer zugewiesen wurde.

Priorität

Definiert die Priorität der Regel.

Wenn mehrere Regeln einer Anforderung entsprechen, wendet das System die Regel mit der niedrigsten Prioritätsnummer an.

Aktiv

Bestimmt, ob die Regel aktiv ist. Wenn aktiviert, wird die Regel bei der Zuweisung von Beschaffungsanforderungen verwendet.

Speichern der Regel​

Nachdem Sie die erforderlichen Informationen ausgefüllt haben, klicken Sie auf Regel erstellen.

Ab diesem Moment werden Beschaffungsanforderungen automatisch dem ausgewählten Beschaffungsspezialisten basierend auf den konfigurierten Bedingungen zugewiesen.

Wählen Sie die Abteilung, für die die Regel gelten soll.

Wenn dieses Feld leer gelassen wird, gilt die Regel für alle Abteilungen.

Prüfung von Beschaffungsanforderungen​

Beschaffungsanforderungen werden von Mitarbeitern im System erstellt. Nach der Erstellung werden sie automatisch einem Beschaffungsspezialisten basierend auf den konfigurierten Zuweisungsregeln zugewiesen.

Sobald Zuweisungsregeln konfiguriert sind, werden Beschaffungsanforderungen automatisch dem entsprechenden Beschaffungsspezialisten zugewiesen.

Zugewiesene Anforderungen können im Bereich Spezialistenprüfung eingesehen werden.

  • Klicken Sie im Hauptmenü auf Genehmigungen.
  • Wählen Sie Spezialistenprüfung.

Dieser Bereich zeigt alle Beschaffungsanforderungen an, die dem Beschaffungsspezialisten zur Prüfung zugewiesen wurden.

Prüfung einer Anforderung

  • Öffnen Sie den Bereich Spezialistenprüfung.
  • Wählen Sie die Anforderung, die Sie prüfen möchten.
  • Die Anforderungsdetails werden geöffnet.

Von hier aus kann der Beschaffungsspezialist die Anforderungsinformationen prüfen und aktualisieren.

Verfügbare Aktionen für den Beschaffungsspezialisten​

Der Beschaffungsspezialist kann bei der Prüfung einer Anforderung mehrere Aktionen ausführen:

Der Spezialist kann die Anforderungsdetails bei Bedarf aktualisieren oder ändern.

Beschaffungstyp auswählen:

  • RFP (Angebotsanfrage)
  • RFQ (Preisanfrage)
  • SP (Einfache Beschaffung)

Lieferanten auswählen

Der Spezialist kann den geeigneten Lieferanten für den Einkauf aus der Lieferantenliste auswählen.

Beschaffungsprozess fortsetzen

Nach der Prüfung und Aktualisierung der Anforderung kann der Beschaffungsspezialist mit den nächsten Schritten im Beschaffungsprozess gemäß dem Workflow der Organisation fortfahren.