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Demandes de propositions (RFP)

Un RFP (Request for Proposal) est utilisé pour des achats plus complexes où non seulement le prix est évalué, mais aussi la solution proposée, l’étendue des services, les conditions de livraison et la valeur ajoutée du fournisseur. Le processus RFP dans ProcureSwift fonctionne de manière très similaire au RFQ.

Prérequis pour créer une RFP

Avant de pouvoir créer une RFP, les étapes suivantes doivent être complétées :

  • une demande d’achat doit être créée,
  • la demande doit être soumise pour approbation,
  • une fois approuvée, une RFP est automatiquement créée dans la section Proposals.

Afficher la liste des RFP

  • Connectez-vous à l’application ProcureSwift.
  • Dans le menu principal, allez à Achats.
  • Sélectionnez Proposals.

L’écran Requests for Proposals affiche une liste de toutes les RFP, incluant des informations clés telles que le nom de la demande, le budget, la devise, le pays, les dates et le statut actuel.

Travailler avec une RFP

Pour chaque RFP, le menu Actions propose les options suivantes :

  • Edit – modifier les détails de la RFP
  • Delete – supprimer la RFP
  • Send to approval – soumettre la RFP pour approbation
  • Detail – ouvrir les détails de la RFP et suivre son statut

Lors de la création, une RFP est au statut Draft et n’est pas encore visible par les fournisseurs.

Envoyer la RFP pour approbation

Avant que les fournisseurs puissent voir et répondre à une RFP, elle doit être approuvée :

  • Dans la liste des RFP, cliquez sur Actions à côté de la RFP sélectionnée.
  • Sélectionnez Send to approval.
  • La RFP entre dans le workflow d’approbation défini par votre organisation.

Ce n’est qu’après l’approbation finale que la RFP sera mise à disposition des fournisseurs afin qu’ils puissent soumettre leurs propositions.

Suivre les propositions des fournisseurs

En cliquant sur Detail, vous ouvrez la vue détaillée de la RFP, où vous pouvez :

  • consulter toutes les informations de la demande,
  • voir la liste des Submitted Proposals,
  • comparer les propositions une fois que les fournisseurs les soumettent.

Au début, la section Submitted Proposals indique qu’aucune proposition n’a encore été reçue. Les propositions des fournisseurs apparaîtront automatiquement une fois soumises.

Questions & Réponses (perspective fournisseur)

Au sein d’une RFP, les fournisseurs peuvent poser des questions directement dans le système. Cette fonctionnalité est utilisée pour clarifier les conditions techniques, commerciales ou de livraison avant de soumettre une proposition.

Comment un fournisseur pose une question

  • Le fournisseur se connecte et ouvre la section My Proposals.
  • Il sélectionne la RFP concernée en cliquant sur Details.
  • En bas de la page, il trouve la section Questions & Answers.
  • Il clique sur Ask Question.
  • Dans le champ Question, il saisit sa question (par exemple sur les spécifications techniques, la configuration ou les conditions de livraison).
  • Il peut éventuellement joindre des fichiers via Upload Files.
  • Il clique sur Submit Question.

La question est envoyée à l’organisation acheteuse et apparaît dans la liste avec le statut Unanswered.

Comment l’acheteur répond à une question

  • L’acheteur ouvre la RFP et va à la section Questions & Answers.
  • Il voit toutes les questions soumises, avec l’auteur et la date.
  • Il clique sur Answer à côté de la question concernée.
  • Il saisit sa réponse dans le champ Answer.
  • Il peut choisir si la réponse doit être Private (visible uniquement par le fournisseur ayant posé la question) ou la rendre visible à tous les fournisseurs via Make Public.
  • Il peut joindre des documents à la réponse.
  • Il soumet la réponse en cliquant sur Submit Answer.

Une fois soumise, la réponse apparaît dans la section Questions & Answers et le fournisseur est informé que sa question a été répondue.

​

Comment un fournisseur soumet une proposition (RFP)

Ouvrir la RFP​

  • Le fournisseur se connecte au portail.
  • Dans le menu de gauche, il ouvre My Proposals.
  • Il trouve la RFP requise.
  • Il clique sur Actions → Details.

Soumettre une nouvelle proposition​

  • Le fournisseur clique sur Submit New Proposal.
  • Le formulaire de proposition s’ouvre.

Après avoir cliqué sur Submit New Proposal, le fournisseur est redirigé vers l’écran Fill your proposal, où la proposition est complétée et soumise.

Sur cet écran, le fournisseur :

  • Saisit un commentaire de proposition dans le champ Your Comment (Proposal). Ceci sert à décrire l’offre, par exemple les conditions tarifaires, la disponibilité, le délai de livraison, la garantie ou toute note supplémentaire.
  • Téléverse des documents de support dans la section Proposal Attachments.

Le fournisseur peut téléverser jusqu’à 5 fichiers, chacun d’une taille maximale de 5 MB, soit en cliquant sur la zone de téléversement, soit par glisser-déposer.

Une fois le commentaire et les pièces jointes ajoutés, le fournisseur soumet la proposition, qui devient visible pour l’acheteur dans la section Submitted Proposals de la RFP.