📄️ Schnelleinrichtung
Der Schnelleinrichtungs-Assistent führt einen neuen Mandantenadministrator durch die minimale Konfiguration, die vor dem Beginn der Beschaffungsarbeit erforderlich ist. Er wird beim ersten Anmelden eines Administrators automatisch angezeigt und kann jederzeit unter /quick-setup erneut geöffnet werden.
📄️ Beschaffungsanforderungen
Eine Beschaffungsanforderung dient dazu, den Bedarf an Waren oder Dienstleistungen im ProcureSwift-System offiziell zu erfassen. Sie stellt den ersten Schritt des Beschaffungsprozesses dar und unterliegt einer Genehmigung nach vordefinierten Regeln.
📄️ Angebotsanfragen (RFQ)
Nach der Genehmigung einer Beschaffungsanforderung mit der RFQ-Beschaffungsmethode wird automatisch eine Angebotsanfrage (RFQ) im Bereich Angebote erstellt.
📄️ Angebotsanfragen (RFP)
Eine RFP (Request for Proposal) wird für komplexere Beschaffungen verwendet, bei denen nicht nur der Preis bewertet wird, sondern auch die vorgeschlagene Lösung, der Leistungsumfang, Lieferbedingungen und der Mehrwert des Lieferanten. Der RFP-Prozess in ProcureSwift funktioniert sehr ähnlich wie RFQ.
📄️ Bestellungen
Liste der Bestellungen öffnen
📄️ Lieferscheine
Lieferscheine werden verwendet, um zu bestätigen, dass Waren oder Dienstleistungen aus einer Bestellung geliefert und empfangen wurden.
📄️ Leistungsabnahme
Erfahren Sie, wie Sie Dienstleistungen in ProcureSwift abnehmen, genehmigen und verwalten — als Pendant zum Lieferschein für nicht-physische Lieferungen.
📄️ Rechnungsstellung
So laden Sie eine Rechnung hoch und verarbeiten sie
📄️ Dreifachabgleich
Der Dreifachabgleich wird verwendet, um drei Dokumente zu vergleichen:
📄️ Beschaffungsübersicht
Die Beschaffungsübersicht ist ein konsolidiertes Dashboard, das dem Benutzer ermöglicht, jeden Beschaffungsprozess von der ursprünglichen Beschaffungsanforderung bis hin zur Rechnungsstellung zu verfolgen. Es fasst die verknüpfte Beschaffungsanforderung (PR), die Angebotsanfrage (RFQ) bzw. das Request for Proposal (RFP), die Bestellungen (PO), die Lieferscheine (DN), die Leistungsabnahmen und die Rechnungen auf einer einzigen Seite zusammen.
📄️ Neuen Lieferanten hinzufügen
Der Bereich Lieferanten dient zur Verwaltung der Lieferanten, mit denen die Organisation zusammenarbeitet. Ein Administrator oder ein autorisierter Benutzer kann Lieferanten in das System einladen, damit sie Rechnungen einreichen und über die ProcureSwift-Plattform kommunizieren können.
📄️ Lieferantenliste anzeigen
Alle Lieferanten, die dem System hinzugefügt oder eingeladen wurden, sind klar angezeigt unter Lieferanten → Lieferantenliste anzeigen.
📄️ Lieferanten-Tags und -Kategorien
ProcureSwift ermöglicht es, Lieferanten mit farbcodierten Tags und hierarchischen Kategorien zu organisieren, sodass sie in der gesamten Anwendung leichter gefunden, gefiltert und ausgewertet werden können.
📄️ Projekte
Der Bereich Projekte dient zur Verwaltung von Projekten innerhalb der Organisation. Projekte repräsentieren spezifische Initiativen, Aktivitäten oder Investitionen, denen Budgets, Standorte und Beschaffungsanforderungen zugewiesen werden können.
📄️ Projekt-Gesundheitskarte
Die Funktion Projekt-Gesundheitskarte wird verwendet, um den Gesamtzustand und Status eines Projekts zu bewerten. Sie bietet eine strukturierte Übersicht über wichtige Projektbereiche, darunter: Ressourcen, Budget, Probleme, Nutzen, Zeitplan, Risiken.
📄️ Standorte
Der Bereich Standorte dient zur Verwaltung einzelner Standorte der Organisation, z. B. Filialen, Büros oder andere organisatorische Einheiten. Standorte werden bei Projekten, Budgets und Beschaffungsprozessen verwendet.
📄️ Erinnerungen
Dieser Abschnitt wird verwendet, um Rechnungs-Erinnerungen für Lieferanten zu konfigurieren und zu verwalten. Er ermöglicht es Ihnen festzulegen, wann und unter welchen Bedingungen Lieferanten Rechnungen ausstellen und einreichen sollen.
📄️ Plattformbenutzer
Dieser Bereich dient zur Verwaltung der Plattformbenutzer.
📄️ Genehmigung neuer Benutzer (Admin)
Jede neue Benutzerregistrierung muss von einem Administrator genehmigt werden.
📄️ Rolle einem Benutzer zuweisen
Damit ein Benutzer vollständig im System arbeiten kann, muss ihm ein Administrator eine Rolle zuweisen.
📄️ Mandanteneinstellungen
Der Bereich Mandanteneinstellungen ermöglicht Administratoren, organisationsweit geltende Einstellungen zu verwalten — von Regeln für die Benutzerregistrierung über die Sicherheit bis hin zu Integrationen. Die Einstellungen sind in mehrere ausklappbare Abschnitte unterteilt; speichern Sie Ihre Änderungen nach dem Bearbeiten eines Abschnitts mit der Schaltfläche Änderungen speichern am unteren Rand der Seite.
📄️ Katalogartikel
Verwaltung der Katalogartikel
📄️ Bewertung
Für die Beschaffungsmethoden RFP (Angebotsanfrage) und RFQ (Preisanfrage) muss ein Bewertungsteam zugewiesen werden, um die Lieferantenangebote zu prüfen und zu bewerten.
📄️ Beschaffungsspezialist
Der Beschaffungsspezialist ist ein Benutzer, der für die Bearbeitung von Beschaffungsanforderungen verantwortlich ist.
📄️ Spezialistenzuweisung & Überprüfung
Der Einkaufsspezialist-Workflow besteht aus zwei Teilen: der Konfiguration der Regeln, die festlegen, wer welche Beschaffungsanforderung erhält, und dem Fachprüfung-Dashboard, über das der zugewiesene Spezialist eingehende Anforderungen tatsächlich bearbeitet.
📄️ WBS-Elemente
WBS-Elemente (Work Breakdown Structure) werden verwendet, um ein Projekt in kleinere, handhabbare Teile zu unterteilen. Sie helfen bei der Organisation von Projektbudgets, Verantwortlichkeiten und Beschaffungsaktivitäten.
📄️ Statistik
ProcureSwift enthält sechs integrierte Analyse-Dashboards, die Beschaffungsdaten (Bestellungen, Rechnungen, Lieferungen, Bewertungen) in verwertbare Erkenntnisse umwandeln. Jedes Dashboard ist eine eigenständige Seite mit eigenen Filtern und einer PDF exportieren-Aktion per Klick, die einen druckfertigen Bericht erzeugt.
📄️ API-Schlüssel
ProcureSwift stellt eine REST-API bereit, über die Drittsysteme Beschaffungsdaten programmatisch lesen und schreiben können. Der Zugriff wird durch API-Schlüssel gesteuert — langlebige Geheimnisse, die einem Mandanten zugeordnet, auf bestimmte Ressourcen beschränkt und pro Minute ratenbegrenzt sind. Jeder Aufruf, der mit einem API-Schlüssel erfolgt, wird in den API-Auditprotokollen aufgezeichnet, sodass Administratoren genau nachvollziehen können, was von welchem Schlüssel ausgeführt wurde.
📄️ Webhooks
Webhooks ermöglichen es einem externen System, Echtzeit-Benachrichtigungen zu empfangen, wenn in ProcureSwift ein Ereignis eintritt – zum Beispiel wenn eine Bestellung erstellt wird, sich der Status einer Rechnung ändert oder ein Angebot eingeht. Anstatt die API regelmäßig abzufragen, registriert das externe System eine URL, und ProcureSwift sendet bei jedem abonnierten Ereignis eine JSON-Nutzlast an diese URL.