Beschaffungsübersicht
Die Beschaffungsübersicht ist ein konsolidiertes Dashboard, das dem Benutzer ermöglicht, jeden Beschaffungsprozess von der ursprünglichen Beschaffungsanforderung bis hin zur Rechnungsstellung zu verfolgen. Es fasst die verknüpfte Beschaffungsanforderung (PR), die Angebotsanfrage (RFQ) bzw. das Request for Proposal (RFP), die Bestellungen (PO), die Lieferscheine (DN), die Leistungsabnahmen und die Rechnungen auf einer einzigen Seite zusammen.
Wo Sie es finden
Öffnen Sie im Hauptmenü die Beschaffungsübersicht. Die Seite ist auch vom Dashboard aus verlinkt. Der Zugriff erfordert die Berechtigung ProcurementOverview / View.
Die Listenansicht
Die Liste zeigt eine Zeile pro Beschaffungsprozess (eine Zeile pro Beschaffungsanforderung). Die folgenden Spalten sind verfügbar und können sortiert werden:
- Anfragenummer — die Kennnummer der ursprünglichen Beschaffungsanforderung.
- Anfragename — kurze Beschreibung des Beschaffungsgegenstands.
- Abteilung — die anfordernde Abteilung.
- Beschaffungsmethode — farbiges Chip-Element, das anzeigt, ob es sich bei dem Prozess um eine Kleinbestellung, eine RFQ oder ein RFP handelt.
- Geplantes Budget — das in der Anforderung erfasste Budget mit Währungsangabe.
- Antragsdatum — Datum der Erstellung der Anforderung.
- Aktuelle Phase — grünes Chip-Element, das den aktuellen Stand des Prozesses in der Pipeline anzeigt (Entwurf, Freigabe, Beschaffung, Bewertung, Bestellung, Lieferung, Leistungsabnahme, Rechnung, Three-Way Match, Geschlossen).
- Angefordert von — der Benutzer, der die Anforderung eingereicht hat.
Verwenden Sie die standardmäßige Tabellensuche und die Spaltenfilter oberhalb des Rasters, um die Liste einzugrenzen (z. B. nur RFPs in der Beschaffungsphase anzeigen). Klicken Sie bei einer beliebigen Zeile auf Details anzeigen, um die vollständige Prozess-Timeline zu öffnen.
Die Detailansicht
Die Detailseite ist von oben nach unten als einzelne scrollbare Timeline aufgebaut.
Hero-Header und KPI-Karten
Das obere Panel zeigt den Anforderungsnamen und die Anforderungsnummer sowie vier KPI-Kacheln:
- Geplantes Budget mit Währungsangabe
- Lieferdatum
- Angefordert von
- Abteilung
PDF exportieren in der oberen rechten Ecke erstellt ein vollständiges PDF der gesamten Übersicht, das sich für die Archivierung oder die Weitergabe an Prüfer eignet.
Prozessphasenanzeige
Unterhalb des Headers zeigt eine Reihe von Phasen-Schaltflächen die gesamte Beschaffungs-Pipeline (BA-Entwurf, BA-Freigabe, Beschaffung, Bewertung, Bestellung, Lieferung / Leistungsabnahme, Rechnung, Three-Way Match, Geschlossen). Die Schaltfläche der aktuellen Phase ist hervorgehoben; abgeschlossene Phasen sind ausgefüllt. Durch Klicken auf eine Schaltfläche scrollt die Seite zum entsprechenden Abschnitt weiter unten.
Detailabschnitte
Die Seite zeigt anschließend ein ein- und ausklappbares Panel pro Phase. Panels werden nur angezeigt, wenn für die jeweilige Phase Daten vorhanden sind, und das Panel der aktuellen Phase ist standardmäßig aufgeklappt.
- Grundinformationen — Anforderungsnummer/-name, Anforderer, Abteilung, Land, Datum der Anforderung, geplantes Budget, geplantes Lieferdatum, Gesamtbetrag, Lieferadresse, zusätzliche Kommentare.
- Beschaffungsmethode — Kleinbestellung / RFQ / RFP-Chip, zugewiesener Spezialist, Zeitstempel der Spezialistenprüfung, NDA-Pflicht-Flag.
- Freigabekette Bestellanforderung — jeder Genehmiger in der Reihenfolge mit Status (Genehmigt / Abgelehnt / Ausstehend), Datum und Kommentaren.
- Empfohlene Lieferanten — in der Anforderung vorgeschlagene Lieferanten.
- Bewertungsteam — Mitglieder, die für die Bewertung von Angeboten oder Vorschlägen zugewiesen wurden, mit einem Zähler „X von Y eingereicht".
- Lieferantenbewertungen — lieferantenbezogene Bewertungsaufschlüsselung mit Punktzahl, Empfehlung und Kommentaren jedes Bewerters.
- Angebotsanfrage oder Ausschreibung — Anforderungsnummer, Datum, Status-Chip und Genehmigungskette.
- Positionen — Positionen mit Menge, Stückpreis und Gesamtbetrag.
- Bestellungen — Bestellnummer (klickbar zur PO-Detailansicht), Lieferant, Status, Gesamtbetrag, Datum.
- Lieferscheine — DN-Nummer (klickbar), Lieferant, Status, Lieferdatum, Empfänger, Gesamtbetrag.
- Leistungsabnahme — bei reinen Dienstleistungs-RFP-Prozessen ersetzen die Leistungsabnahme-Datensätze die Lieferscheine und den Three-Way Match.
- Rechnungen — Rechnungsnummer (klickbar), Status, Nettobetrag, Steuer, Währung, Fälligkeitsdatum.
- 3-Wege-Abgleich — bei Warenprozessen das Abgleichergebnis aus PO / DN / Rechnung mit Indikatoren für Mengen- und Preisabgleich.
Eine Zeile ohne Three-Way-Match-Panel und ohne Lieferschein-Panel, die jedoch ein Service-Acceptance-Panel anzeigt, ist ein reines Dienstleistungs-RFP. Das System leitet den Prozess automatisch über den alternativen Workflow weiter.
Berechtigungen
Das Anzeigen der Beschaffungsübersicht erfordert die Berechtigung ProcurementOverview / View. Der Benutzer sieht nur die Beschaffungsprozesse, die er auch in den zugrunde liegenden Modulen (PR, RFQ/RFP, PO usw.) einsehen darf — der mandantenbezogene Geltungsbereich (Multi-Tenant-Scoping) wird automatisch angewendet.