Prehľad obstarávania
Prehľad obstarávania je konsolidovaný dashboard, ktorý umožňuje používateľovi sledovať celý nákupný proces od pôvodnej nákupnej požiadavky až po fakturáciu. Na jednej obrazovke združuje prepojenú nákupnú požiadavku (PR), žiadosť o cenovú ponuku (RFQ) alebo žiadosť o návrh (RFP), nákupné objednávky (PO), dodacie listy (DN), akceptácie služieb a faktúry.
Kde to nájdete
V hlavnom menu otvorte Prehľad obstarávania. Stránka je tiež dostupná cez odkaz z dashboardu. Prístup vyžaduje oprávnenie ProcurementOverview / View.
Zoznamové zobrazenie
Zoznam zobrazuje jeden riadok na nákupný proces (jeden riadok na nákupnú požiadavku). K dispozícii sú nasledujúce stĺpce, ktoré je možné zoradiť:
- Číslo požiadavky — identifikátor pôvodnej nákupnej požiadavky.
- Názov požiadavky — stručný popis toho, čo sa obstaráva.
- Oddelenie — žiadajúce oddelenie.
- Metóda obstarávania — farebný štítok ukazujúci, či ide o Malú objednávku, RFQ alebo RFP.
- Plánovaný rozpočet — rozpočet zaznamenaný v požiadavke vrátane meny.
- Dátum žiadosti — dátum vytvorenia požiadavky.
- Aktuálna fáza — zelený štítok zobrazujúci, v akom štádiu sa proces momentálne nachádza (Koncept, Schválenie, Výber dodávateľov, Hodnotenie, NO, Dodanie, Prevzatie služby, Faktúra, Trojstranné párovanie, Uzavreté).
- Vyžiadal — používateľ, ktorý požiadavku podal.
Pomocou štandardného vyhľadávania v tabuľke a stĺpcových filtrov nad zoznamom môžete zúžiť zobrazené záznamy (napríklad zobraziť iba RFP procesy vo fáze Výber dodávateľov). Kliknite na Zobraziť detail v príslušnom riadku a otvoríte úplnú časovú os procesu.
Detailné zobrazenie
Detailná stránka je usporiadaná zhora nadol ako jedna rolovateľná časová os.
Hlavička a KPI karty
Horný panel zobrazuje názov a číslo požiadavky spolu so štyrmi KPI kartami:
- Plánovaný rozpočet s menou
- Dátum dodania
- Vyžiadal
- Oddelenie
Tlačidlo Exportovať PDF v pravom hornom rohu vygeneruje kompletné PDF celého prehľadu, vhodné na archiváciu alebo zdieľanie s audítormi.
Pás fáz procesu
Pod hlavičkou sa nachádza rad bublín s fázami zobrazujúci celý nákupný postup (Koncept PR, Schválenie PR, Výber dodávateľov, Hodnotenie, NO, Dodanie / Prevzatie služby, Faktúra, Trojstranné párovanie, Uzavreté). Bublina aktuálnej fázy je zvýraznená; dokončené fázy sú vyplnené. Kliknutím na bublinu sa stránka posunie na zodpovedajúcu sekciu nižšie.
Detailné sekcie
Stránka následne zobrazuje jeden skladateľný panel za každé štádium. Panely sa zobrazia iba vtedy, keď pre dané štádium existujú dáta, a panel aktuálnej fázy je predvolene rozbalený.
- Základné informácie — číslo a názov požiadavky, žiadateľ, oddelenie, krajina, dátum požiadavky, plánovaný rozpočet, plánovaný dátum dodania, celková suma, adresa dodania, doplňujúce komentáre.
- Metóda obstarávania — štítok Malá objednávka / RFQ / RFP, priradený špecialista, časová pečiatka kontroly špecialistom, príznak požadovania NDA.
- Reťazec schvaľovania PR — každý schvaľovateľ v poradí so stavom (Schválené / Zamietnuté / Čakajúce), dátumom a komentármi.
- Odporúčaní dodávatelia — dodávatelia navrhnutí v požiadavke.
- Hodnotiaci tím — členovia určení na hodnotenie cenových ponúk alebo návrhov spolu s počítadlom „odovzdané X z Y".
- Hodnotenia dodávateľov — rozpad hodnotenia pre každého dodávateľa zobrazujúci skóre, odporúčanie a komentáre každého hodnotiteľa.
- Žiadosť o cenovú ponuku alebo Žiadosť o návrh — číslo žiadosti, dátum, stavový štítok a schvaľovací reťazec.
- Položky žiadosti — položky s množstvom, jednotkovou cenou a celkovou sumou.
- Nákupné objednávky — číslo objednávky (s odkazom na detail PO), dodávateľ, stav, celková suma, dátum.
- Dodacie listy — číslo dodacieho listu (s odkazom), dodávateľ, stav, dátum dodania, prijal, celková suma.
- Prevzatie služby — pri procesoch RFP výlučne pre služby nahrádzajú záznamy akceptácie služieb dodacie listy aj three-way match.
- Faktúry — číslo faktúry (s odkazom), stav, medzisúčet, daň, mena, dátum splatnosti.
- Trojstranné párovanie — pri procesoch s tovarom výsledok porovnania PO / DN / faktúry s indikátormi zhody množstva a ceny.
Riadok, ktorý nemá panel Trojstranné párovanie ani panel Dodacie listy, ale zobrazuje panel Prevzatie služby, predstavuje RFP výlučne pre služby. Systém ho automaticky smeruje cez alternatívny pracovný postup.
Oprávnenia
Zobrazenie Prehľadu obstarávania vyžaduje oprávnenie ProcurementOverview / View. Používateľ vidí iba tie nákupné procesy, ku ktorým má prístup v jednotlivých moduloch (PR, RFQ/RFP, PO atď.) — obmedzenie na tenant sa aplikuje automaticky.