Cenové ponuky (RFQ)

Po schválení nákupnej požiadavky s metódou RFQ sa automaticky vytvorí Žiadosť o cenovú ponuku (RFQ) v sekcii Ponuky.

Táto RFQ predstavuje formálnu žiadosť, ktorá bude neskôr odoslaná vybraným dodávateľom na získanie ich cenových ponúk.

Zobrazenie RFQ

Pre prístup k RFQ:

• Otvorte hlavné menu.
• Prejdite do Nákup.
• Vyberte Ponuky.

Akcie RFQ

Každá RFQ má menu Akcie, ktoré umožňuje:

• Upraviť – upraviť detaily RFQ
• Odstrániť – odstrániť RFQ
• Detail – zobraziť úplné informácie RFQ

Odpovedanie na RFQ (dodávateľ)

Keď je RFQ pripravená a odoslaná vybraným dodávateľom, stáva sa pre nich viditeľnou. Každý pozvaný dodávateľ môže RFQ zobraziť a odoslať svoju ponuku priamo cez ProcureSwift.

Prístup k RFQ

• Dodávateľ sa prihlási do ProcureSwift.

• V hlavnom menu dodávateľ otvorí:

• Pohľadávky → Moje cenové ponuky (RFQ)

• Ak chce otvoriť konkrétnu RFQ, klikne na

  Akcie → Detail

  .

Detail RFQ

Detail RFQ poskytuje dodávateľovi úplný prehľad o požiadavke vrátane názvu a čísla požiadavky, súvisiaceho projektu a oddelenia, krajiny a adresy dodania, plánovaného rozpočtu a meny, plánovaného dátumu dodania a dodatočného komentára kupujúceho.

Pod touto časťou dodávateľ vidí detailný zoznam požadovaných položiek, ktorý zobrazuje čo sa požaduje, v akom množstve a za akú referenčnú cenu, spolu s vypočítanými sumami pre každú položku.

Odoslanie ponuky

Aby dodávateľ odpovedal na RFQ, posunie sa na sekciu Vyplňte vašu cenovú ponuku.

Tu môže dodávateľ:

• zadať komentár do poľa Váš komentár (napr. dodacie podmienky, platnosť ponuky, poznámky).
• nahrať dokumenty ponuky (napr. PDF ponuka, cenník, technické špecifikácie).

Pravidlá nahrávania súborov:

• Maximálne 5 súborov
• Maximálne 5 MB na súbor
• Súbory je možné vybrať alebo presunúť myšou

Po vyplnení všetkých povinných polí a priložení potrebných dokumentov dodávateľ odošle ponuku kliknutím na Nahrať návrh. Ponuka sa odošle nákupnej organizácii, automaticky sa prepojí s príslušnou RFQ a bude dostupná na hodnotenie a porovnanie s ponukami od iných dodávateľov.

Výber dodávateľa a vytvorenie objednávky (RFQ)

Po odoslaní ponúk dodávateľmi môže kupujúci skontrolovať všetky prijaté ponuky v sekcii Ponuky. Každá ponuka obsahuje údaje o dodávateľovi, jeho písomnú odpoveď, ceny a všetky priložené dokumenty, ako sú PDF ponuky alebo technické špecifikácie.

Otvorením Detailu RFQ môže kupujúci porovnať prijaté ponuky vedľa seba a hodnotiť ich podľa ceny, dostupnosti, dodacej lehoty a ďalších podmienok.

Na posúdenie prijatých ponúk je pre RFQ pridelený hodnotiaci tím. Po ukončení zberu ponúk špecialista na obstarávanie spustí hodnotenie a členovia hodnotiaceho tímu jednotlivé ponuky bodujú a odporúčajú. Podrobnosti nájdete v príručke Hodnotenie.

Keď sa kupujúci rozhodne, že už nie sú potrebné ďalšie ponuky, použije tlačidlo Ukončiť obdobie zberu na uzavretie RFQ. Tým sa zabráni ďalším odoslaniam od dodávateľov a aktivuje sa krok výberu dodávateľa.

Po ukončení obdobia zberu sa zobrazí pole Vybrať dodávateľa. Kupujúci môže vybrať jedného z dodávateľov, ktorí poslali ponuku. Po výbere dodávateľa kliknutie na Vytvoriť objednávku vygeneruje objednávku na základe vybranej ponuky.

Viac informácií o správe a spracovaní objednávok nájdete v sekcii Objednávky.