Nákupné požiadavky
Nákupná požiadavka slúži na oficiálne zaznamenanie potreby nákupu tovaru alebo služieb v systéme ProcureSwift. Predstavuje prvý krok nákupného procesu a podlieha schvaľovaniu podľa vopred definovaných pravidiel.
Zobrazenie zoznamu nákupných požiadaviek
- V hlavnom menu prejdite do Nákup.
- Vyberte Nákupné požiadavky.
Zobrazí sa zoznam všetkých vytvorených požiadaviek vrátane ich stavu, rozpočtu, meny a dátumu vytvorenia.
Vytvorenie novej nákupnej požiadavky
- V sekcii Nákupné požiadavky kliknite na Vytvoriť.
- Otvorí sa formulár žiadosti o nákup.
Základné informácie o nákupnej požiadavke
V hornej časti formulára používateľ vyplní základné informácie o požiadavke, ako je názov požiadavky, prepojený projekt, rozpočet, dátumy, mena a miesto dodania. Tieto údaje definujú kontext nákupu a určujú, ku ktorému projektu a rozpočtu bude požiadavka priradená.
Popis položiek
V sekcii Popis položiek používateľ pridáva jednotlivé položky, ktoré sú súčasťou požiadavky.
Ak chcete pridať novú položku, kliknite na + Pridať položku a vyplňte všetky povinné polia, vrátane:
Všetky polia musia byť vyplnené!
Ak je niektoré pole prázdne, systém neumožní položku pridať. Položku je možné uložiť iba vtedy, keď sú zadané všetky povinné hodnoty.
Celková suma za každú položku sa automaticky vypočíta podľa množstva a jednotkovej ceny.
Pri vytváraní nákupnej požiadavky nezadávate metódu obstarávania, dodávateľa ani schvaľovateľov. Po odoslaní sa požiadavka automaticky pridelí špecialistovi na obstarávanie, ktorý zvolí vhodnú metódu obstarávania (Jednoduché obstarávanie, RFQ alebo RFP), vyberie dodávateľa a posunie požiadavku ďalej v nákupnom procese. Detaily nájdete v príručke Špecialista na obstarávanie.
Prílohy
Na konci formulára je možné priložiť dokumenty súvisiace s nákupnou požiadavkou:
- maximálne 5 súborov,
- maximálna veľkosť súboru 5 MB,
- súbory je možné nahrať výberom alebo ťahaním.
Uloženie požiadavky
Po vyplnení všetkých požadovaných informácií má používateľ dve možnosti:
- Uložiť koncept – uloží požiadavku ako koncept,
- Uložiť a odoslať na schválenie – uloží požiadavku a odošle ju na spracovanie. Požiadavka sa následne automaticky pridelí špecialistovi na obstarávanie a vstúpi do schvaľovacieho workflow.