Demandes d’achat
Une demande d’achat est utilisée pour enregistrer officiellement le besoin d’acheter des biens ou services dans le système ProcureSwift. Elle représente la première étape du processus d’approvisionnement et est soumise à une approbation selon des règles prédéfinies.
Afficher la liste des demandes d’achat
- Dans le menu principal, allez à Achats.
- Sélectionnez Demandes d’achat.
Une liste de toutes les demandes d’achat créées s’affichera, incluant leur statut, budget, devise et date de création.
Créer une nouvelle demande d’achat
- Dans la section Demandes d’achat, cliquez sur Créer.
- Le formulaire Fiche de demande d'achat s’ouvre.
Informations de base sur la demande d’achat
En haut de la fiche de demande d’achat, l’utilisateur renseigne les informations de base telles que le nom de la demande, le projet lié, le budget, les dates, la devise et le lieu de livraison. Ces informations définissent le contexte de l’achat et déterminent à quel projet et budget la demande sera associée.
Description des articles
Dans la section Description des articles, l’utilisateur ajoute les articles individuels faisant partie de la demande d’achat.
Pour ajouter un nouvel article, cliquez sur + Ajouter un article et remplissez tous les champs requis, y compris :
Tous les champs doivent être complétés !
Si un champ est laissé vide, le système ne permettra pas d’ajouter l’article. Un article ne peut être enregistré que lorsque toutes les valeurs requises sont fournies.
Le montant total pour chaque article est calculé automatiquement en fonction de la quantité et du prix unitaire.
Lors de la création d’une demande d’achat, vous n’indiquez pas la méthode d’approvisionnement, le fournisseur ni les approbateurs. Après l’envoi, la demande est automatiquement attribuée à un spécialiste en approvisionnement, qui sélectionne la méthode d’approvisionnement appropriée (Approvisionnement simple, RFQ ou RFP), choisit le fournisseur et fait avancer la demande dans le processus d’approvisionnement. Pour plus de détails, consultez le guide Spécialiste en approvisionnement.
Pièces jointes
À la fin du formulaire, des documents liés à la demande d’achat peuvent être joints :
- maximum 5 fichiers,
- taille maximale de 5 MB par fichier,
- les fichiers peuvent être téléchargés via sélection ou par glisser-déposer.
Enregistrer la demande
Après avoir rempli toutes les informations requises, l’utilisateur a deux options :
- Enregistrer le brouillon – enregistre la demande comme brouillon,
- Enregistrer et envoyer pour approbation – enregistre la demande et l’envoie pour traitement. La demande est ensuite automatiquement attribuée à un spécialiste en approvisionnement et entre dans le workflow d’approbation.