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Réception de service

La réception de service est l'étape de validation utilisée pour les services et autres livrables non-matériels (typiquement issus d'un appel d'offres RFP de type services uniquement). Elle est l'équivalent d'un bon de livraison pour des travaux qui ne peuvent pas être réceptionnés physiquement, et confirme que le fournisseur a bien livré ce qui était contractuellement convenu avant que toute facture ne soit réglée.

Là où un achat de biens suit le cycle BC → Bon de livraison → Rapprochement à 3 voies → Facture, un achat de services suit le cycle BC → Réception de service → Facture.

Où la trouver​

Dans le menu principal, ouvrez Réception du service. La page liste toutes les réceptions pour le tenant. Pour en créer une manuellement, cliquez sur MANUAL ACCEPTANCE en haut à droite de la liste — cela ouvre le formulaire Manual Service Acceptance.

Statuts​

Une réception de service passe par les statuts suivants :

  • En attente — la réception a été créée et attend qu'un approbateur l'examine.
  • Approuvé — l'approbateur a accepté les livrables. La facture associée peut désormais être traitée.
  • Rejeté — l'approbateur a refusé la réception. Le processus d'approvisionnement reste ouvert jusqu'à ce que le fournisseur corrige le problème ou qu'une nouvelle réception soit créée.
  • Needs Revision — l'approbateur a demandé des modifications. Le créateur peut mettre à jour la réception et la soumettre à nouveau.

Créer une réception de service manuelle​

Ouvrez Réception du service → MANUAL ACCEPTANCE. Le formulaire est organisé en plusieurs sections :

Bon de commande (obligatoire)​

Recherchez et sélectionnez le bon de commande auquel se rapporte la réception. Après sélection, le système affiche un résumé de la commande : numéro de commande, fournisseur et, le cas échéant, le montant total.

Facture (optionnel)​

Si le fournisseur a déjà soumis une facture pour les travaux, recherchez-la et sélectionnez-la ici. Le sélecteur de facture n'est activé qu'une fois un bon de commande sélectionné, de sorte que la facture est toujours rattachée à la même chaîne d'approvisionnement.

Laissez ce champ vide si la facture n'a pas encore été reçue — la réception peut tout de même être créée et liée à la facture ultérieurement.

Évaluateur​

L'évaluateur est verrouillé sur l'utilisateur actuellement connecté. Cette contrainte est appliquée à la fois dans l'interface et côté serveur, de sorte qu'une réception ne peut jamais être attribuée à quelqu'un d'autre.

Liste de contrôle de réception​

Cochez les critères qui ont été satisfaits :

  • Scope delivered — la portée des travaux convenue a été réalisée.
  • Quality OK — la qualité est conforme au standard attendu.
  • Milestones met — les jalons contractuels ont été atteints.
  • Owner approved — le responsable interne du contrat a donné son accord.

Notes​

  • Milestone notes — description libre des jalons atteints, des livraisons partielles ou de tout élément notable concernant l'avancement.
  • Notes — commentaires généraux sur la réception.

Cliquez sur CREATE ACCEPTANCE pour enregistrer. La réception est créée avec le statut En attente.

Examiner et traiter une réception​

Depuis la liste Réception du service, les utilisateurs disposant des droits appropriés voient un menu d'actions sur chaque ligne en statut En attente ou Needs Revision, avec trois options :

  • Approuver — marque la réception comme approuvée. La facture associée (le cas échéant) devient payable.
  • Rejeter — marque la réception comme rejetée.
  • Request Revision — passe la réception en statut Needs Revision afin que le créateur puisse la mettre à jour et la soumettre à nouveau.

Cliquez sur l'icône œil sur n'importe quelle ligne pour ouvrir la page Service Acceptance Detail, qui affiche l'enregistrement complet (BC et facture liés, résultats de la liste de contrôle, notes, badge de statut et journal d'audit des approbations).

Où elle apparaît ailleurs​

Une réception de service est visible dans deux autres endroits :

  • Sur la page de détail de la Vue d'ensemble des achats, dans le panneau Réception du service qui remplace les panneaux Bons de livraison et Rapprochement à 3 voies pour les appels d'offres de type services uniquement.
  • Dans les notifications et rappels envoyés à l'approbateur désigné.

Permissions​

  • ServiceAcceptance / View — accéder à la liste et aux pages de détail.
  • ServiceAcceptance / Create — créer des réceptions manuelles.
  • ServiceAcceptance / Approve (ou équivalent) — approuver, rejeter et demander des révisions depuis la liste.