Aller au contenu principal

Demandes de propositions (RFP)

Un RFP (Request for Proposal) est utilisé pour des achats plus complexes où non seulement le prix est évalué, mais aussi la solution proposée, l’étendue des services, les conditions de livraison et la valeur ajoutée du fournisseur. Le processus RFP dans ProcureSwift fonctionne de manière très similaire au RFQ.

Prérequis pour créer une RFP

Avant de pouvoir créer une RFP, les étapes suivantes doivent être complétées :

  • une demande d’achat doit être créée,
  • la demande doit être soumise pour approbation,
  • une fois approuvée, une RFP est automatiquement créée dans la section Propositions.

Afficher la liste des RFP

  • Connectez-vous à l’application ProcureSwift.
  • Dans le menu principal, allez à Achats.
  • Sélectionnez Propositions.

L’écran Demandes de propositions affiche une liste de toutes les RFP, incluant des informations clés telles que le nom de la demande, le budget, la devise, le pays, les dates et le statut actuel.

Travailler avec une RFP

Pour chaque RFP, le menu Actions propose les options suivantes :

  • Modifier – modifier les détails de la RFP
  • Supprimer – supprimer la RFP
  • Détails – ouvrir les détails de la RFP et suivre son statut

Lors de la création, une RFP est au statut Brouillon et n’est pas encore visible par les fournisseurs.

Mettre la RFP à disposition des fournisseurs

Lorsque la RFP est prête, l’organisation acheteuse l’envoie aux fournisseurs sélectionnés, qui peuvent alors soumettre leurs propositions.

Seule la demande d’achat est approuvée

Dans ProcureSwift, seule la demande d’achat initiale est approuvée. La RFP elle-même n’est pas approuvée de nouveau — une fois créée, elle est simplement mise à disposition des fournisseurs.

Suivre les propositions des fournisseurs

En cliquant sur Détails, vous ouvrez la vue détaillée de la RFP, où vous pouvez :

  • consulter toutes les informations de la demande,
  • voir la liste des Propositions soumises,
  • comparer les propositions une fois que les fournisseurs les soumettent.

Au début, la section Propositions soumises indique qu’aucune proposition n’a encore été reçue. Les propositions des fournisseurs apparaîtront automatiquement une fois soumises.

Les propositions soumises sont évaluées par l’équipe d’évaluation assignée à la demande — ses membres notent et recommandent les propositions. La procédure est décrite dans le guide Évaluation.

Questions & Réponses (perspective fournisseur)

Au sein d’une RFP, les fournisseurs peuvent poser des questions directement dans le système. Cette fonctionnalité est utilisée pour clarifier les conditions techniques, commerciales ou de livraison avant de soumettre une proposition.

Comment un fournisseur pose une question

  • Le fournisseur se connecte et ouvre la section Mes propositions (RFP).
  • Il sélectionne la RFP concernée en cliquant sur Détails.
  • En bas de la page, il trouve la section Questions et Réponses.
  • Il clique sur Poser une question.
  • Dans le champ Question, il saisit sa question (par exemple sur les spécifications techniques, la configuration ou les conditions de livraison).
  • Il peut éventuellement joindre des fichiers via Téléverser des fichiers.
  • Il clique sur Envoyer la question.

La question est envoyée à l’organisation acheteuse et apparaît dans la liste avec le statut Sans Réponse.

Comment l’acheteur répond à une question

  • L’acheteur ouvre la RFP et va à la section Questions et Réponses.
  • Il voit toutes les questions soumises, avec l’auteur et la date.
  • Il clique sur Répondre à côté de la question concernée.
  • Il saisit sa réponse dans le champ Réponse.
  • Il peut choisir si la réponse doit être Privé (visible uniquement par le fournisseur ayant posé la question) ou la rendre visible à tous les fournisseurs via Rendre public.
  • Il peut joindre des documents à la réponse.
  • Il soumet la réponse en cliquant sur Envoyer la réponse.

Une fois soumise, la réponse apparaît dans la section Questions et Réponses et le fournisseur est informé que sa question a été répondue.

​

Comment un fournisseur soumet une proposition (RFP)

Ouvrir la RFP​

  • Le fournisseur se connecte au portail.
  • Dans le menu de gauche, il ouvre Mes propositions (RFP).
  • Il trouve la RFP requise.
  • Il clique sur Actions → Détails.

Soumettre une nouvelle proposition​

  • Le fournisseur clique sur Soumettre une nouvelle proposition.
  • Le formulaire de proposition s’ouvre.

Après avoir cliqué sur Soumettre une nouvelle proposition, le fournisseur est redirigé vers l’écran Remplissez votre proposition, où la proposition est complétée et soumise.

Sur cet écran, le fournisseur :

  • Saisit un commentaire de proposition dans le champ Votre commentaire (proposition). Ceci sert à décrire l’offre, par exemple les conditions tarifaires, la disponibilité, le délai de livraison, la garantie ou toute note supplémentaire.
  • Téléverse des documents de support dans la section Pièces jointes de la proposition.

Le fournisseur peut téléverser jusqu’à 5 fichiers, chacun d’une taille maximale de 5 MB, soit en cliquant sur la zone de téléversement, soit par glisser-déposer.

Une fois le commentaire et les pièces jointes ajoutés, le fournisseur soumet la proposition, qui devient visible pour l’acheteur dans la section Propositions soumises de la RFP.