Výzvy na predkladanie návrhov (RFP)
RFP (Request for Proposal) sa používa pri komplexnejších nákupoch, kde sa nehodnotí iba cena, ale aj navrhované riešenie, rozsah služieb, dodacie podmienky a pridaná hodnota dodávateľa. Proces RFP v ProcureSwift funguje veľmi podobne ako RFQ.
Predpoklady na vytvorenie RFP
Pred vytvorením RFP musia byť dokončené tieto kroky:
- musí byť vytvorená nákupná požiadavka,
- požiadavka musí byť odoslaná na schválenie,
- po schválení sa RFP automaticky vytvorí v sekcii Návrhy.
Zobrazenie zoznamu RFP
- Prihláste sa do aplikácie ProcureSwift.
- V hlavnom menu prejdite do Nákup.
- Vyberte Návrhy.
Obrazovka Žiadosti o Návrhy zobrazuje zoznam všetkých RFP vrátane kľúčových informácií, ako je názov požiadavky, rozpočet, mena, krajina, dátumy a aktuálny stav.
Práca s RFP
Pre každú RFP ponúka menu Akcie tieto možnosti:
- Upraviť – upraviť detaily RFP
- Odstrániť – odstrániť RFP
- Detail – otvoriť detaily RFP a sledovať jej stav
Po vytvorení je RFP v stave Koncept a nie je ešte viditeľná pre dodávateľov.
Sprístupnenie RFP dodávateľom
Keď je RFP pripravená, nákupná organizácia ju odošle vybraným dodávateľom a tí môžu predkladať svoje návrhy.
V ProcureSwift sa schvaľuje len pôvodná nákupná požiadavka. Samotná RFP sa už znova neschvaľuje — po vytvorení sa iba sprístupní dodávateľom.
Sledovanie návrhov dodávateľov
Kliknutím na Detail sa otvorí detail RFP, kde môžete:
- skontrolovať všetky informácie o požiadavke,
- vidieť zoznam Odoslané návrhy,
- porovnať návrhy po ich odoslaní.
Najskôr sekcia Odoslané návrhy ukazuje, že zatiaľ neboli prijaté žiadne návrhy. Návrhy dodávateľov sa zobrazia automaticky po ich odoslaní.
Predložené návrhy posudzuje hodnotiaci tím pridelený k požiadavke — jeho členovia návrhy bodujú a odporúčajú. Postup je popísaný v príručke Hodnotenie.
Otázky & odpovede (pohľad dodávateľa)
V rámci RFP môžu dodávatelia klásť otázky priamo v systéme. Táto funkcionalita slúži na upresnenie technických, obchodných alebo dodacích podmienok pred odoslaním návrhu.
Ako dodávateľ položí otázku
- Dodávateľ sa prihlási a otvorí sekciu Moje návrhy (RFP).
- Vyberie relevantnú RFP kliknutím na Detail.
- Na spodku stránky nájde sekciu Otázky & Odpovede.
- Klikne na Položiť otázku.
- Do poľa Otázka zadá svoju otázku (napr. o technických špecifikáciách, konfigurácii alebo dodacích podmienkach).
- Voliteľne môže priložiť súbory cez Nahrať súbory.
- Klikne na Odoslať otázku.
Otázka sa odošle nákupnej organizácii a zobrazí sa v zozname so stavom Nezodpovedané.
Ako kupujúci odpovie na otázku
- Kupujúci otvorí RFP a prejde do sekcie Otázky & Odpovede.
- Uvidí všetky položené otázky vrátane toho, kto ich položil a kedy.
- Pri relevantnej otázke klikne na Odpovedať na otázku.
- Do poľa Odpoveď zadá odpoveď.
- Môže zvoliť, či má byť odpoveď Súkromná (viditeľná len pre dodávateľa, ktorý sa pýtal), alebo ju sprístupniť všetkým dodávateľom cez Urobiť verejné.
- Voliteľne môže priložiť dokumenty k odpovedi.
- Odošle odpoveď kliknutím na Odoslať odpoveď.
Po odoslaní sa odpoveď zobrazí v sekcii Otázky & Odpovede a dodávateľ dostane oznámenie, že jeho otázka bola zodpovedaná.
Ako dodávateľ odosiela návrh (RFP)
Otvorenie RFP
- Dodávateľ sa prihlási do portálu.
- V ľavom menu otvorí Moje návrhy (RFP).
- Nájde požadovanú RFP.
- Klikne na Akcie → Detail.
Odoslanie nového návrhu
- Dodávateľ klikne na Odoslať nový návrh.
- Otvorí sa formulár návrhu.
Po kliknutí na Odoslať nový návrh je dodávateľ presmerovaný na obrazovku Vyplňte svoj návrh, kde sa návrh vyplní a odošle.
Na tejto obrazovke dodávateľ:
- Zadajte písomný komentár k návrhu do poľa Váš komentár (návrh). Tento komentár slúži na popis ponuky, napríklad cenové podmienky, dostupnosť, dodací čas, záruka alebo ďalšie poznámky.
- Nahraje podporné dokumenty v sekcii Prílohy návrhu.
Dodávateľ môže nahrať maximálne 5 súborov, každý s maximálnou veľkosťou 5 MB, buď kliknutím na oblasť nahrávania alebo presunutím súborov.
Po pridaní komentára a príloh dodávateľ odošle návrh a ten sa zobrazí kupujúcemu v sekcii Odoslané návrhy.