📄️ Rýchle nastavenie
Sprievodca rýchlym nastavením (Quick Setup) prevedie nového administrátora tenanta minimálnou konfiguráciou, ktorá je potrebná pred začatím obstarávacích prác. Zobrazí sa automaticky pri prvom prihlásení administrátora a kedykoľvek ho možno znovu otvoriť na adrese /quick-setup.
📄️ Nákupné požiadavky
Nákupná požiadavka slúži na oficiálne zaznamenanie potreby nákupu tovaru alebo služieb v systéme ProcureSwift. Predstavuje prvý krok nákupného procesu a podlieha schvaľovaniu podľa vopred definovaných pravidiel.
📄️ Cenové ponuky (RFQ)
Po schválení nákupnej požiadavky s metódou RFQ sa automaticky vytvorí Žiadosť o cenovú ponuku (RFQ) v sekcii Ponuky.
📄️ Výzvy na predkladanie návrhov (RFP)
RFP (Request for Proposal) sa používa pri komplexnejších nákupoch, kde sa nehodnotí iba cena, ale aj navrhované riešenie, rozsah služieb, dodacie podmienky a pridaná hodnota dodávateľa. Proces RFP v ProcureSwift funguje veľmi podobne ako RFQ.
📄️ Objednávky
Otvorenie zoznamu objednávok
📄️ Dodacie listy
Dodacie listy slúžia na potvrdenie, že tovar alebo služby z objednávky boli dodané a prijaté.
📄️ Akceptácia služieb
Akceptácia služieb je potvrdenie dodania používané pri službách a iných nefyzických plneniach (typicky z RFP zameraného výlučne na služby). Plní rovnakú funkciu ako dodací list pri tovare — potvrdzuje, že dodávateľ splnil to, čo bolo zmluvne dohodnuté, a to ešte pred spracovaním faktúry.
📄️ Fakturácia
Ako nahrať a spracovať faktúru
📄️ Trojitá zhoda
Trojitá zhoda sa používa na porovnanie troch dokumentov:
📄️ Prehľad obstarávania
Prehľad obstarávania je konsolidovaný dashboard, ktorý umožňuje používateľovi sledovať celý nákupný proces od pôvodnej nákupnej požiadavky až po fakturáciu. Na jednej obrazovke združuje prepojenú nákupnú požiadavku (PR), žiadosť o cenovú ponuku (RFQ) alebo žiadosť o návrh (RFP), nákupné objednávky (PO), dodacie listy (DN), akceptácie služieb a faktúry.
📄️ Pridanie nového dodávateľa
Sekcia Dodávatelia slúži na správu dodávateľov, s ktorými organizácia spolupracuje. Administrátor alebo oprávnený používateľ môže dodávateľov pozvať do systému, aby mohli odosielať faktúry a komunikovať cez platformu ProcureSwift.
📄️ Zobrazenie zoznamu dodávateľov
Všetci dodávatelia, ktorí boli pridaní alebo pozvaní do systému, sú jasne zobrazení v Dodávatelia → Zobraziť zoznam dodávateľov.
📄️ Značky a kategórie dodávateľov
ProcureSwift umožňuje organizovať dodávateľov pomocou farebne rozlíšených značiek a hierarchických kategórií, čím ich uľahčuje vyhľadávanie, filtrovanie a reportovanie naprieč celou aplikáciou.
📄️ Projekty
Sekcia Projekty slúži na správu projektov v rámci organizácie. Projekty predstavujú konkrétne iniciatívy, aktivity alebo investície, ku ktorým je možné priradiť rozpočty, lokality a nákupné požiadavky.
📄️ Stavová karta projektu
Funkcia Stavová karta projektu slúži na hodnotenie celkového stavu projektu. Poskytuje štruktúrovaný prehľad kľúčových oblastí projektu, vrátane: zdrojov, rozpočtu, problémov, prínosov, harmonogramu, rizík.
📄️ Lokality
Sekcia Lokality slúži na správu jednotlivých lokalít organizácie, ako sú pobočky, kancelárie alebo iné organizačné jednotky. Lokality sa používajú pri projektoch, rozpočtoch a nákupných procesoch.
📄️ Pripomienky
Táto sekcia slúži na konfiguráciu a správu fakturačných pripomienok pre dodávateľov. Umožňuje nastaviť, kedy a za akých podmienok majú dodávatelia vystaviť a odoslať faktúry.
📄️ Používatelia platformy
Táto sekcia slúži na správu používateľov platformy.
📄️ Schvaľovanie nových používateľov (Admin)
Každá nová registrácia používateľa musí byť schválená administrátorom.
📄️ Priradenie roly používateľovi
Aby používateľ mohol plnohodnotne pracovať v systéme, administrátor mu musí priradiť rolu.
📄️ Nastavenie organizácie
Sekcia Nastavenie organizácie umožňuje administrátorom spravovať nastavenia platné pre celú organizáciu — od pravidiel registrácie používateľov cez zabezpečenie až po integrácie. Nastavenia sú rozdelené do niekoľkých rozbaľovacích sekcií; po úprave ktorejkoľvek z nich zmeny uložte tlačidlom Uložiť zmeny v spodnej časti stránky.
📄️ Katalógové položky
Správa katalógových položiek
📄️ Hodnotenie
Pre metódy obstarávania RFP (Žiadosť o návrh) a RFQ (Žiadosť o cenovú ponuku) musí byť pridelený Hodnotiaci tím na preskúmanie a vyhodnotenie ponúk dodávateľov.
📄️ Špecialista na obstarávanie
Špecialista na obstarávanie je používateľ zodpovedný za spracovanie nákupných požiadaviek.
📄️ Priradenie špecialistu a kontrola
Workflow Špecialista obstarávania má dve časti: konfiguráciu pravidiel, ktoré určujú komu sa priradí konkrétna nákupná požiadavka, a dashboard Posúdenie špecialistom, kde priradený špecialista skutočne spracúva prichádzajúce požiadavky.
📄️ WBS prvky
WBS prvky (Work Breakdown Structure) sa používajú na rozdelenie projektu na menšie, zvládnuteľné časti. Pomáhajú organizovať rozpočty projektov, zodpovednosti a obstarávacie aktivity.
📄️ Štatistiky
ProcureSwift obsahuje šesť zabudovaných analytických dashboardov, ktoré premieňajú obstarávacie dáta (nákupné objednávky, faktúry, dodávky, hodnotenia) na konkrétne prehľady. Každý dashboard je samostatná stránka s vlastnými filtrami a tlačidlom Exportovať PDF, ktoré vytvorí tlačiteľný report jedným kliknutím.
📄️ API kľúče
ProcureSwift poskytuje REST API, ktoré umožňuje externým systémom programovo čítať a zapisovať procurementové dáta. Prístup je riadený pomocou API kľúčov — dlhodobých tajných hodnôt viazaných na konkrétneho tenanta, obmedzených na vybrané zdroje a s limitom počtu požiadaviek za minútu. Každé volanie API kľúčom je zaznamenané v Auditných záznamoch API, takže administrátori môžu presne vidieť, čo ktorý kľúč vykonal.
📄️ Webhooky
Webhooky umožňujú externému systému prijímať oznámenia v reálnom čase, keď v ProcureSwift nastane nejaká udalosť — napríklad keď je vytvorená objednávka, keď sa zmení stav faktúry alebo keď je prijatá cenová ponuka. Namiesto pravidelného dopytovania API externý systém zaregistruje URL adresu a ProcureSwift pri každej sledovanej udalosti odošle JSON payload na túto adresu.