📄️ Configuration rapide
L'assistant Configuration rapide guide un nouvel administrateur de tenant à travers la configuration minimale nécessaire avant de pouvoir commencer les activités d'approvisionnement. Il s'affiche automatiquement lors de la première connexion d'un administrateur et peut être rouvert à tout moment via /quick-setup.
📄️ Demandes d’achat
Une demande d’achat est utilisée pour enregistrer officiellement le besoin d’acheter des biens ou services dans le système ProcureSwift. Elle représente la première étape du processus d’approvisionnement et est soumise à une approbation selon des règles prédéfinies.
📄️ Demandes de devis (RFQ)
Après l’approbation d’une demande d’achat avec la méthode d’approvisionnement RFQ, une demande de devis (RFQ) est automatiquement créée dans la section Devis.
📄️ Demandes de propositions (RFP)
Un RFP (Request for Proposal) est utilisé pour des achats plus complexes où non seulement le prix est évalué, mais aussi la solution proposée, l’étendue des services, les conditions de livraison et la valeur ajoutée du fournisseur. Le processus RFP dans ProcureSwift fonctionne de manière très similaire au RFQ.
📄️ Bons de commande
Ouvrir la liste des bons de commande
📄️ Bons de livraison
Les bons de livraison sont utilisés pour confirmer que des biens ou services provenant d’un bon de commande ont été livrés et reçus.
📄️ Réception de service
La réception de service est l'étape de validation utilisée pour les services et autres livrables non-matériels (typiquement issus d'un appel d'offres RFP de type services uniquement). Elle est l'équivalent d'un bon de livraison pour des travaux qui ne peuvent pas être réceptionnés physiquement, et confirme que le fournisseur a bien livré ce qui était contractuellement convenu avant que toute facture ne soit réglée.
📄️ Facturation
Comment télécharger et traiter une facture
📄️ Rapprochement à trois pièces
Le rapprochement à trois pièces est utilisé pour comparer trois documents :
📄️ Aperçu des achats
Tableau de bord consolidé qui permet de suivre l'ensemble du processus d'achat, de la demande d'achat initiale jusqu'à la facturation.
📄️ Ajouter un nouveau fournisseur
La section Fournisseurs est utilisée pour gérer les fournisseurs avec lesquels l’organisation collabore. Un administrateur ou un utilisateur autorisé peut inviter des fournisseurs dans le système afin qu’ils puissent soumettre des factures et communiquer via la plateforme ProcureSwift.
📄️ Afficher la liste des fournisseurs
Tous les fournisseurs ajoutés ou invités dans le système sont clairement affichés dans Fournisseurs → Afficher la liste des fournisseurs.
📄️ Étiquettes et catégories de fournisseurs
ProcureSwift vous permet d'organiser vos fournisseurs à l'aide d'étiquettes colorées et de catégories hiérarchiques, facilitant ainsi leur recherche, leur filtrage et leur suivi dans l'ensemble de l'application.
📄️ Projets
La section Projets est utilisée pour gérer les projets au sein de l’organisation. Les projets représentent des initiatives, activités ou investissements spécifiques auxquels peuvent être affectés des budgets, des emplacements et des demandes d’achat.
📄️ Fiche santé du projet
La fonctionnalité Fiche santé du projet est utilisée pour évaluer la santé et le statut global d’un projet. Elle fournit une vue d’ensemble structurée des principaux domaines du projet, notamment : ressources, budget, problèmes, bénéfices, calendrier, risques.
📄️ Emplacements
La section Emplacements est utilisée pour gérer les emplacements de l’organisation, tels que les succursales, bureaux ou autres unités. Les emplacements sont utilisés dans les projets, budgets et processus d’approvisionnement.
📄️ Rappels
Cette section est utilisée pour configurer et gérer les rappels de facturation pour les fournisseurs. Elle vous permet de définir quand et dans quelles conditions les fournisseurs doivent émettre et soumettre des factures.
📄️ Utilisateurs de la plateforme
Cette section est utilisée pour gérer les utilisateurs de la plateforme.
📄️ Approbation des nouveaux utilisateurs (Admin)
Toute nouvelle inscription utilisateur doit être approuvée par un administrateur.
📄️ Attribuer un rôle à un utilisateur
Pour qu’un utilisateur puisse travailler pleinement dans le système, un administrateur doit lui attribuer un rôle.
📄️ Paramètres du locataire
La section Paramètres du locataire permet aux administrateurs de gérer les paramètres applicables à l'ensemble de l'organisation — des règles d'inscription des utilisateurs à la sécurité en passant par les intégrations. Les paramètres sont répartis en plusieurs sections déroulantes ; après avoir modifié l'une d'elles, enregistrez vos modifications à l'aide du bouton Enregistrer les modifications en bas de la page.
📄️ Articles du catalogue
Gestion des articles du catalogue
📄️ Évaluation
Pour les méthodes d'approvisionnement RFP (Demande de propositions) et RFQ (Demande de devis), une Équipe d'évaluation doit être désignée pour examiner et évaluer les devis des fournisseurs.
📄️ Spécialiste en approvisionnement
Le Spécialiste en approvisionnement est un utilisateur responsable du traitement des demandes d'achat.
📄️ Affectation & Révision des spécialistes
Le flux de travail du Spécialiste en approvisionnement comprend deux volets : la configuration des règles qui déterminent qui reçoit quelle demande d'achat, et le tableau de bord Examen spécialisé où le spécialiste affecté traite effectivement les demandes entrantes.
📄️ Éléments WBS
Les Éléments WBS (Work Breakdown Structure) sont utilisés pour diviser un projet en parties plus petites et gérables. Ils aident à organiser les budgets du projet, les responsabilités et les activités d'approvisionnement.
📄️ Statistiques
ProcureSwift propose six tableaux de bord analytiques intégrés qui transforment les données d'approvisionnement (bons de commande, factures, livraisons, évaluations) en informations exploitables. Chaque tableau de bord est une page autonome avec ses propres filtres et une action Exporter en PDF en un clic qui génère un rapport imprimable.
📄️ Clés API
ProcureSwift expose une API REST permettant aux systèmes tiers de lire et d'écrire des données d'approvisionnement par programmation. L'accès est contrôlé par des clés API — des secrets à longue durée de vie associés à un tenant, limités à des ressources spécifiques et soumis à une limitation du débit par minute. Chaque appel effectué avec une clé API est enregistré dans les journaux d'audit API afin que les administrateurs puissent voir exactement ce qui a été fait par quelle clé.
📄️ Webhooks
Les webhooks permettent à un système externe de recevoir des notifications en temps réel lorsqu'un événement se produit dans ProcureSwift — par exemple, lorsqu'un bon de commande est créé, lorsque le statut d'une facture change, ou lorsqu'un devis est reçu. Au lieu d'interroger l'API à intervalles réguliers, le système externe enregistre une URL et ProcureSwift envoie un payload JSON à cette URL chaque fois qu'un événement souscrit se produit.