Affectation des spécialistes et révision

Le flux de travail du Spécialiste en approvisionnement comprend deux volets : la configuration des règles qui déterminent qui reçoit quelle demande d'achat, et le tableau de bord Examen spécialisé où le spécialiste affecté traite effectivement les demandes entrantes.

Ces deux aspects sont couverts dans le guide Procurement Specialist. Cette page constitue une référence approfondie sur le comportement des deux outils sous-jacents, avec des exemples concrets d'évaluation des conditions de règles.

Règles d'affectation des spécialistes

Où : Menu principal → Administration → Règles d'attribution (/specialist-assignment-rules).

Les règles d'affectation sont évaluées automatiquement lorsqu'une demande d'achat est soumise pour révision par un spécialiste. Le système examine le département, le projet et le budget prévisionnel de la demande, puis parcourt les règles configurées dans l'ordre de priorité. La première règle correspondante détermine quel utilisateur (ayant le rôle Spécialiste en approvisionnement) reçoit la demande.

Champs d'une règle

Une règle comporte les champs suivants :

• Nom de la règle — libellé descriptif (par exemple, IT Purchases ou High-value over €10,000). Obligatoire.
• Département — facultatif. Si renseigné, la règle ne s'applique qu'aux demandes dont le département correspond à cette valeur. La comparaison est insensible à la casse (Marketing correspond à marketing). Si laissé vide, la règle s'applique à tout département.
• Projet — facultatif. Si renseigné, la règle ne s'applique qu'aux demandes liées à ce projet précis (correspondance par ID de projet). Si laissé vide, la règle s'applique à tout projet (ou à l'absence de projet).
• Budget min. / Budget max. — facultatif. Si renseigné, la règle ne s'applique que si le budget prévisionnel de la demande se situe dans la plage définie. Les bornes sont inclusives : le budget doit être >= Min et <= Max. Chaque borne peut être définie indépendamment (minimum seul, maximum seul, ou les deux). Si les deux sont vides, le budget n'est pas pris en compte pour cette règle.
• Spécialiste — l'utilisateur (titulaire du rôle Spécialiste en approvisionnement) qui recevra les demandes correspondantes. Obligatoire.
• Priorité — entier non négatif. Les règles sont évaluées dans l'ordre croissant, donc la règle avec le numéro de priorité le plus bas est vérifiée en premier ; une règle correspondante avec un numéro inférieur l'emporte sur une règle avec un numéro supérieur.
• Actif — lorsque désactivée, la règle est complètement ignorée lors de l'évaluation. Utile pour désactiver temporairement une règle sans la supprimer.

Un champ vide signifie « correspond à tout »

Département, Projet, Budget min. et Budget max. sont tous des contraintes. Laisser l'un d'eux vide supprime cette contrainte, rendant la règle plus large. Une règle avec les quatre champs vides correspond à toute demande — c'est la règle fourre-tout par excellence, qui doit toujours avoir le numéro de priorité le plus élevé afin que les règles plus spécifiques aient la priorité.

Comment une règle est évaluée

Pour les données (département, projectId, budget) d'une demande, une règle correspond uniquement si toutes ses contraintes définies sont satisfaites :

Champ de la règle	Correspond lorsque…
Département (renseigné)	le département de la demande est égal au département de la règle, sans tenir compte de la casse
Département (vide)	toujours (tout département, y compris une demande sans département)
Projet (renseigné)	l'ID de projet de la demande est égal à l'ID de projet de la règle
Projet (vide)	toujours (tout projet)
Budget min. (renseigné)	la demande a un budget et budget >= Min
Budget max. (renseigné)	la demande a un budget et budget <= Max
Budget min./max. (vide)	cette borne n'est pas vérifiée

Notez que si une règle comporte une borne budgétaire mais que la demande n'a pas de budget prévisionnel, cette règle ne correspond pas.

L'algorithme de correspondance

1. Charger toutes les règles, exclure celles qui sont inactives.
2. Trier les règles restantes par priorité croissante (numéro le plus bas en premier).
3. Parcourir la liste de haut en bas ; la première règle dont toutes les contraintes correspondent l'emporte, et son spécialiste est affecté. L'évaluation s'arrête immédiatement.
4. Repli par département assoupli (voir ci-dessous) — uniquement si l'étape 3 n'a rien trouvé.
5. Si aucune règle ne correspond, la demande ne peut pas être soumise et l'utilisateur reçoit un message d'erreur spécifique (voir Comportement en cas d'absence de correspondance).

Conception de l'ensemble de règles

Placez les règles étroites et spécifiques avec des numéros de priorité bas (par exemple, priorité 0 — les achats de grande valeur supérieurs à €50 000 sont confiés au responsable des achats), puis ajoutez des règles fourre-tout plus larges avec des numéros plus élevés. Étant donné que le numéro le plus bas est vérifié en premier, les règles spécifiques ont la possibilité de traiter une demande avant qu'une règle générique ne le fasse.

Repli par département assoupli

Il existe un second passage important que la liste de règles ne rend pas évident.

Si aucune règle ne correspond lors du premier passage et que la demande n'a pas de département défini (vide), le système réévalue les règles actives une seconde fois, en ignorant la contrainte Department sur chaque règle. Les contraintes de projet et de budget restent appliquées — seul le département est ignoré. La première règle correspondant dans ces conditions assouplies l'emporte.

Cela signifie qu'une règle spécifique à un département peut tout de même prendre en charge une demande sans département, à condition que ses contraintes de projet et de budget soient satisfaites. Ce repli ne se déclenche que si le département de la demande est vide ; une demande ayant un département simplement non couvert par les règles ne bénéficie pas de cet assouplissement.

Comportement en cas d'absence de correspondance

L'absence de correspondance bloque la soumission — ce n'est pas un « saut » silencieux

Si ni le passage strict ni le repli par département assoupli ne trouvent de règle, la demande ne peut pas être soumise pour révision par un spécialiste. L'utilisateur reçoit un message d'erreur clair expliquant la raison, tiré de la configuration réelle des règles. La demande n'est pas simplement laissée « non affectée » — la soumission est rejetée.

Le message d'erreur s'adapte à la cause :

• Aucune règle configurée — "This requisition cannot be submitted for review yet — no specialist reviewers have been configured. Please contact your administrator to set up specialist assignment rules."
• Département non couvert — si des règles utilisent des départements mais qu'aucune ne couvre celui-ci, le message liste les départements couverts. Si la demande n'a pas de département mais que les règles en exigent tous un, le message l'indique et liste les départements pour lesquels des spécialistes sont affectés.
• Budget hors plage — si des règles utilisent des plages budgétaires et que le budget de la demande sort de toutes ces plages, le message liste les plages couvertes. Si la demande n'a pas de budget prévisionnel alors que les règles en exigent un, le message indique qu'une valeur de budget est requise.
• Aucune raison spécifique — si aucun des cas ci-dessus ne permet d'identifier la cause (par exemple une incompatibilité de projet), un message générique explique qu'aucune règle ne correspond à la combinaison de département, projet et budget.

Chaque message se termine par "Please contact your administrator to resolve this."

Exemple concret

Supposons qu'un tenant dispose des règles actives suivantes (sans contraintes de projet, par souci de clarté) :

Priorité	Nom de la règle	Département	Budget min.	Budget max.	Spécialiste
0	High-value IT	IT	50 000	(vide)	Alice
10	IT standard	IT	(vide)	50 000	Bob
20	Marketing	Marketing	(vide)	(vide)	Carol
100	Catch-all	(vide)	(vide)	(vide)	Dave

Considérons maintenant quatre demandes soumises :

#	Département	Budget	Résultat	Pourquoi
1	IT	80 000	→ Alice (règle High-value IT)	La priorité la plus basse (0) est vérifiée en premier ; IT correspond et 80 000 >= 50 000. L'évaluation s'arrête.
2	IT	20 000	→ Bob (règle IT standard)	La règle 0 échoue (20 000 < 50 000). Règle suivante (priorité 10) : IT correspond et 20 000 <= 50 000.
3	(vide)	5 000	→ Dave (règle Catch-all, via le repli par département assoupli)	Passage strict : les règles 0/10 exigent IT, la règle 20 exige Marketing — aucune ne correspond à un département vide, et la règle 100 (département vide) correspond → l'emporte en fait dès le passage strict. (Voir note ci-dessous.)
4	Finance	5 000	→ bloquée	Finance ne correspond à aucune règle spécifique à un département, et la seule règle avec département vide correspondrait quand même…

Lecture correcte des exemples 3 et 4

Le repli par département assoupli n'est pertinent que lorsque tous les candidats correspondants ont un département défini. Dans le tableau ci-dessus, la règle 100 a un département vide, de sorte qu'elle correspond déjà lors du passage strict — l'exemple 3 est résolu par Dave sans nécessiter le repli, et l'exemple 4 serait également résolu par Dave car la règle fourre-tout correspond à tout département.

Pour voir le repli et une vraie absence de correspondance, supprimez la règle fourre-tout de priorité 100 afin que chaque règle restante soit spécifique à un département :

Priorité	Nom de la règle	Département	Budget min.	Budget max.	Spécialiste
10	IT standard	IT	(vide)	50 000	Bob
20	Marketing	Marketing	(vide)	(vide)	Carol

• Demande sans département, budget 5 000 → le passage strict ne trouve rien (les deux règles exigent un département). Comme le département est vide, le repli par département assoupli s'exécute : il réévalue en ignorant le département. La règle 10 (priorité 10, vérifiée en premier) correspond maintenant car le budget 5 000 <= 50 000 → affectée à Bob.
• Demande avec département Finance, budget 5 000 → le passage strict ne trouve rien (Finance n'est ni IT ni Marketing). Le repli ne s'exécute pas car le département n'est pas vide. → bloquée avec le message : "Department "Finance" does not have a specialist assigned. Currently covered departments: IT, Marketing."

Pour des instructions pas à pas sur la création d'une règle, consultez le guide Procurement Specialist → Créer une nouvelle règle.

Tableau de bord Examen spécialisé

Où : Menu principal → Approbations → Examen spécialisé (/specialist-review).

Le tableau de bord liste toutes les demandes d'achat qui ont été affectées à l'utilisateur actuellement connecté pour révision. Il s'agit de la boîte de réception quotidienne du spécialiste.

Chaque ligne affiche :

• N° de demande
• Nom de la demande
• Département
• Budget (budget prévisionnel et devise)
• Date (date de la demande)
• Le bouton d'action Examen

Cliquez sur Examen sur n'importe quelle ligne pour ouvrir la demande complète. À partir de là, le spécialiste peut :

• mettre à jour ou corriger les détails de la demande,
• définir la méthode d'approvisionnement (Approvisionnement simple, RFQ ou RFP),
• sélectionner le fournisseur (ou la liste restreinte de fournisseurs),
• faire passer la demande à l'étape suivante du flux de travail d'approvisionnement.

Si aucune demande n'est actuellement affectée, la page affiche un état vide avec le message "Aucune demande en attente d'examen".

Permissions

Action	Permission requise
Accéder au tableau de bord Examen spécialisé	PurchasesRequisitions / Review
Afficher / rechercher des règles d'affectation	SpecialistAssignmentRules / View, SpecialistAssignmentRules / Search
Créer / modifier / supprimer des règles d'affectation	SpecialistAssignmentRules / Create, Update, Delete (généralement réservé aux administrateurs du tenant)
Être sélectionnable dans le champ Spécialiste d'une règle	l'utilisateur doit avoir le rôle Spécialiste en approvisionnement

Si un utilisateur ayant le rôle Spécialiste en approvisionnement n'apparaît pas dans la liste déroulante Spécialiste, vérifiez que le rôle est correctement attribué dans Utilisateurs de la plateforme.

Guides associés

• Spécialiste en approvisionnement — guide complet des deux volets du flux de travail.
• Demandes d'achat — ce qu'un spécialiste modifie réellement dans une demande.
• Utilisateurs de la plateforme et Attribuer un rôle à un utilisateur — comment accorder le rôle Spécialiste en approvisionnement.