Priradenie špecialistu a kontrola
Workflow Špecialista obstarávania má dve časti: konfiguráciu pravidiel, ktoré určujú komu sa priradí konkrétna nákupná požiadavka, a dashboard Posúdenie špecialistom, kde priradený špecialista skutočne spracúva prichádzajúce požiadavky.
Obe časti sú podrobne opísané v sprievodcovi Špecialista obstarávania. Táto stránka slúži ako hlbšia referencia pre fungovanie oboch nástrojov, s konkrétnymi príkladmi vyhodnocovania podmienok pravidiel.
Pravidlá priradenia špecialistu
Kde: Hlavné menu → Správa → Pravidlá prideľovania (/specialist-assignment-rules).
Pravidlá priradenia sa vyhodnocujú automaticky pri odoslaní nákupnej požiadavky na kontrolu špecialistu. Systém skontroluje oddelenie, projekt a plánovaný rozpočet požiadavky, potom prechádza nakonfigurovanými pravidlami v poradí podľa priority. Prvé pravidlo, ktoré sa zhoduje, určí, ktorý používateľ (s rolou Špecialista obstarávania) požiadavku dostane.
Polia pravidla
Pravidlo obsahuje tieto polia:
- Názov pravidla — popisný názov (napríklad IT Purchases alebo High-value over €10,000). Povinné.
- Oddelenie — voliteľné. Ak je nastavené, pravidlo sa zhoduje iba s požiadavkami, ktorých oddelenie zodpovedá tejto hodnote. Porovnanie je bez ohľadu na veľkosť písmen (
Marketingsa zhoduje smarketing). Ak je prázdne, pravidlo zodpovedá ľubovoľnému oddeleniu. - Projekt — voliteľné. Ak je nastavené, pravidlo sa zhoduje iba s požiadavkami prepojenými s presne týmto projektom (porovnáva sa podľa ID projektu). Ak je prázdne, pravidlo zodpovedá ľubovoľnému projektu (alebo požiadavke bez projektu).
- Min. rozpočet / Max. rozpočet — voliteľné. Ak je nastavené, pravidlo sa zhoduje iba vtedy, keď plánovaný rozpočet požiadavky spadá do daného rozsahu. Hranice sú inkluzívne: rozpočet musí byť
>= Mina<= Max. Každú hranicu možno nastaviť nezávisle (iba minimum, iba maximum alebo oboje). Ak sú obidve prázdne, rozpočet sa pre toto pravidlo nezohľadňuje. - Špecialista — používateľ (s rolou Špecialista obstarávania), ktorý dostane zhodujúce sa požiadavky. Povinné.
- Priorita — nezáporné celé číslo. Pravidlá sa vyhodnocujú vo vzostupnom poradí, takže pravidlo s najnižším číslom sa kontroluje ako prvé a zhodujúce sa pravidlo s nižším číslom má prednosť pred pravidlom s vyšším číslom.
- Aktívne — keď je vypnuté, pravidlo sa pri vyhodnocovaní úplne ignoruje. Vhodné na dočasné vypnutie pravidla bez jeho vymazania.
Oddelenie, Projekt, Min. rozpočet a Max. rozpočet sú obmedzenia. Ponechanie niektorého z nich prázdneho toto obmedzenie odstraňuje, čím sa pravidlo stáva širším. Pravidlo, ktoré má všetky štyri prázdne, zodpovedá každej požiadavke — ide o univerzálne záchytné pravidlo, ktoré by malo mať vždy najvyššie číslo priority, aby užšie pravidlá dostali príležitosť ako prvé.
Ako sa pravidlo zhoduje
Pre trojicu (oddelenie, projectId, rozpočet) požiadavky sa pravidlo zhoduje iba vtedy, ak sú splnené všetky nastavené obmedzenia:
| Pole pravidla | Zhoduje sa, keď… |
|---|---|
| Oddelenie (nastavené) | oddelenie požiadavky sa rovná oddeleniu pravidla, bez ohľadu na veľkosť písmen |
| Oddelenie (prázdne) | vždy (ľubovoľné oddelenie vrátane požiadavky bez oddelenia) |
| Projekt (nastavené) | ID projektu požiadavky sa rovná ID projektu pravidla |
| Projekt (prázdne) | vždy (ľubovoľný projekt) |
| Min. rozpočet (nastavené) | požiadavka má rozpočet a rozpočet >= Min |
| Max. rozpočet (nastavené) | požiadavka má rozpočet a rozpočet <= Max |
| Min./Max. rozpočet (prázdne) | táto hranica sa nekontroluje |
Pozor: ak má pravidlo nastavené ohraničenie rozpočtu, ale požiadavka nemá plánovaný rozpočet, toto pravidlo sa nezhoduje.
Algoritmus priraďovania
- Načítajú sa všetky pravidlá, neaktívne sa vyhodia.
- Zostávajúce pravidlá sa zoradia podľa Priority vzostupne (najnižšie číslo ako prvé).
- Prechádza sa zoznam zhora nadol; prvé pravidlo, ktorého všetky obmedzenia sa zhodujú, vyhráva a jeho špecialista je priradený. Vyhodnocovanie sa okamžite zastaví.
- Záložná možnosť s uvoľneným oddelením (pozri nižšie) — iba ak krok 3 nenašiel zhodu.
- Ak stále nie je zhoda, požiadavku nie je možné odoslať a používateľ dostane konkrétnu chybovú správu (pozri Správanie pri nezhodení).
Umiestnite úzke, špecifické pravidlá na nízke čísla priority (napríklad priorita 0 — nákupy nad €50 000 idú vedúcemu nákupu) a pridajte širšie záchytné pravidlá na vyššie čísla. Keďže sa najnižšie číslo kontroluje ako prvé, špecifické pravidlá majú možnosť nárokovať si požiadavku skôr, ako to urobí všeobecné pravidlo.
Záložná možnosť s uvoľneným oddelením
Existuje jeden dôležitý druhý prechod, ktorý zo zoznamu pravidiel nie je na prvý pohľad zrejmý.
Ak žiadne pravidlo nie je zhodné v prvom prechode a zároveň požiadavka nemá nastavené oddelenie (prázdne), systém spustí aktívne pravidlá druhýkrát, pričom ignoruje obmedzenie Oddelenie pri každom pravidle. Obmedzenia projektu a rozpočtu sa stále uplatňujú — uvoľňuje sa iba oddelenie. Prvé pravidlo, ktoré za týchto uvoľnených podmienok vyhovuje, vyhráva.
To znamená, že pravidlo špecifické pre oddelenie môže prevziať požiadavku bez oddelenia, pokiaľ sú splnené jeho obmedzenia projektu a rozpočtu. Záložná možnosť sa spustí iba vtedy, keď je oddelenie požiadavky prázdne; požiadavka s oddelením, ktoré jednoducho nie je pokryté, túto úľavu nedostane.
Správanie pri nezhodení
Ak ani striktný prechod, ani záložná možnosť s uvoľneným oddelením nenájde pravidlo, požiadavku nie je možné odoslať na kontrolu špecialistu. Používateľ dostane jasnú chybovú správu vysvetľujúcu dôvod, odvodeného z aktuálnej konfigurácie pravidiel. Požiadavka nie je jednoducho ponechaná „nepriradenou" — odoslanie je zamietnuté.
Chybová správa sa prispôsobuje podľa príčiny:
- Nenakonfigurované žiadne pravidlá — „This requisition cannot be submitted for review yet — no specialist reviewers have been configured. Please contact your administrator to set up specialist assignment rules."
- Oddelenie nie je pokryté — ak pravidlá používajú oddelenia, ale žiadne nepokrýva toto konkrétne, správa vypisuje pokryté oddelenia. Ak požiadavka nemá oddelenie, ale všetky pravidlá ho vyžadujú, správa to uvedie spolu so zoznamom oddelení, ku ktorým sú pridelení špecialisti.
- Rozpočet mimo rozsahu — ak pravidlá používajú rozsahy rozpočtov a rozpočet požiadavky nespadá do žiadneho z nich, správa vypisuje pokryté rozsahy. Ak požiadavka nemá plánovaný rozpočet, ale pravidlá ho vyžadujú, správa informuje, že hodnota rozpočtu je povinná.
- Žiadny konkrétny dôvod — ak žiadna z vyššie uvedených príčin nie je presná (napríklad nezhoda projektu), všeobecná správa vysvetlí, že žiadne pravidlo nezodpovedá kombinácia oddelenia, projektu a rozpočtu.
Každá správa končí vetou „Please contact your administrator to resolve this."
Praktický príklad
Predpokladajme, že tenant má tieto aktívne pravidlá (bez obmedzení projektu, pre prehľadnosť):
| Priorita | Názov pravidla | Oddelenie | Min. rozpočet | Max. rozpočet | Špecialista |
|---|---|---|---|---|---|
| 0 | High-value IT | IT | 50,000 | (prázdne) | Alice |
| 10 | IT standard | IT | (prázdne) | 50,000 | Bob |
| 20 | Marketing | Marketing | (prázdne) | (prázdne) | Carol |
| 100 | Catch-all | (prázdne) | (prázdne) | (prázdne) | Dave |
Uvažujme štyri odoslané požiadavky:
| # | Oddelenie | Rozpočet | Výsledok | Prečo |
|---|---|---|---|---|
| 1 | IT | 80,000 | → Alice (pravidlo High-value IT) | Najnižšia priorita (0) sa kontroluje ako prvá; IT sa zhoduje a 80,000 >= 50,000. Vyhodnocovanie sa zastaví. |
| 2 | IT | 20,000 | → Bob (pravidlo IT standard) | Pravidlo 0 zlyhá (20,000 < 50,000). Ďalšie pravidlo (priorita 10): IT sa zhoduje a 20,000 <= 50,000. |
| 3 | (prázdne) | 5,000 | → Dave (pravidlo Catch-all, cez záložnú možnosť s uvoľneným oddelením) | Striktný prechod: pravidlá 0/10 vyžadujú IT, pravidlo 20 vyžaduje Marketing — žiadne sa nezhoduje s prázdnym oddelením, pravidlo 100 (prázdne oddelenie) sa zhoduje → vlastne vyhráva už v striktnom prechode. (Pozri poznámku nižšie.) |
| 4 | Finance | 5,000 | → zablokované | Finance nezodpovedá žiadnemu pravidlu špecifickému pre oddelenie, a jediné pravidlo s prázdnym oddelením by sa stále zhodovalo… |
Záložná možnosť s uvoľneným oddelením nastúpi iba vtedy, keď každý zodpovedajúci kandidát má nastavené Department. V tabuľke vyššie má pravidlo 100 prázdne oddelenie, takže sa zhoduje už v striktnom prechode — príklad 3 sa rozrieši na Davea bez potreby záložnej možnosti, a príklad 4 by sa taktiež rozriešil na Davea, pretože záchytné pravidlo zodpovedá ľubovoľnému oddeleniu.
Aby bola viditeľná záložná možnosť a skutočná nezhoda, odstráňte záchytné pravidlo s prioritou 100, aby každé zostávajúce pravidlo bolo špecifické pre oddelenie:
| Priorita | Názov pravidla | Oddelenie | Min. rozpočet | Max. rozpočet | Špecialista |
|---|---|---|---|---|---|
| 10 | IT standard | IT | (prázdne) | 50,000 | Bob |
| 20 | Marketing | Marketing | (prázdne) | (prázdne) | Carol |
- Požiadavka s prázdnym oddelením, rozpočet 5 000 → striktný prechod nenájde nič (obidve pravidlá vyžadujú oddelenie). Keďže je oddelenie prázdne, spustí sa záložná možnosť s uvoľneným oddelením: pravidlá sa znovu skontrolujú bez ohľadu na oddelenie. Pravidlo 10 (priorita 10, kontrolované ako prvé) teraz vyhovuje, pretože rozpočet
5 000 <= 50 000→ priradené Bobovi. - Požiadavka s oddelením
Finance, rozpočet 5 000 → striktný prechod nenájde nič (Financenie je aniITaniMarketing). Záložná možnosť sa nespustí, pretože oddelenie nie je prázdne. → zablokované so správou: „Department "Finance" does not have a specialist assigned. Currently covered departments: IT, Marketing."
Podrobné pokyny na vytvorenie pravidla nájdete v sprievodcovi Špecialista obstarávania → Vytvorenie nového pravidla.
Dashboard Posúdenie špecialistom
Kde: Hlavné menu → Schválenia → Posúdenie špecialistom (/specialist-review).
Dashboard zobrazuje všetky nákupné požiadavky, ktoré boli pridelené aktuálne prihlásenému používateľovi na kontrolu. Je to denná schránka špecialistu.
Každý riadok zobrazuje:
- Č. žiadosti
- Názov požiadavky
- Oddelenie
- Rozpočet (plánovaný rozpočet a mena)
- Dátum (dátum požiadavky)
- tlačidlo akcie Posúdenie
Kliknutím na Posúdenie v ľubovoľnom riadku sa otvorí celá požiadavka. Odtiaľ môže špecialista:
- aktualizovať alebo opraviť detaily požiadavky,
- nastaviť metódu obstarávania (Jednoduché obstarávanie, RFQ alebo RFP),
- vybrať dodávateľa (alebo zoznam kandidátov na dodávateľa),
- posunúť požiadavku do ďalšej fázy nákupného workflow.
Ak momentálne nie sú pridelené žiadne požiadavky, stránka zobrazí prázdny stav so správou „Žiadne žiadosti čakajúce na posúdenie".
Oprávnenia
| Akcia | Požadované oprávnenie |
|---|---|
| Prístup k dashboardu Posúdenie špecialistom | PurchasesRequisitions / Review |
| Zobrazenie / vyhľadávanie pravidiel priradenia | SpecialistAssignmentRules / View, SpecialistAssignmentRules / Search |
| Vytvorenie / úprava / vymazanie pravidiel priradenia | SpecialistAssignmentRules / Create, Update, Delete (zvyčajne vyhradené pre administrátorov tenanta) |
| Zobrazenie v poli Špecialista pravidla | používateľ musí mať rolu Špecialista obstarávania |
Ak sa používateľ s rolou Špecialista obstarávania nezobrazuje v rozbaľovacom zozname Špecialista, skontrolujte, či je rola správne priradená v Používatelia platformy.
Súvisiace príručky
- Špecialista obstarávania — kompletný postup pre obe časti workflow.
- Žiadosti o nákup — čo špecialista skutočne edituje na požiadavke.
- Používatelia platformy a Priradenie roly používateľovi — ako udeliť rolu Špecialista obstarávania.