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Spezialistenzuweisung und Überprüfung

Der Einkaufsspezialist-Workflow besteht aus zwei Teilen: der Konfiguration der Regeln, die festlegen, wer welche Beschaffungsanforderung erhält, und dem Fachprüfung-Dashboard, über das der zugewiesene Spezialist eingehende Anforderungen tatsächlich bearbeitet.

Beide Teile werden im Einkaufsspezialist-Leitfaden ausführlich erläutert. Diese Seite ist eine vertiefende Referenz dazu, wie die beiden zugrunde liegenden Werkzeuge funktionieren, mit konkreten Beispielen für die Auswertung von Regelbedingungen.

Spezialistenzuweisungsregeln​

Wo: Hauptmenü → Verwaltung → Zuweisungsregeln (/specialist-assignment-rules).

Zuweisungsregeln werden automatisch ausgewertet, wenn eine Beschaffungsanforderung zur Spezialistenprüfung eingereicht wird. Das System prüft Abteilung, Projekt und geplantes Budget der Anforderung und durchläuft dann die konfigurierten Regeln in Prioritätsreihenfolge. Die erste Regel, die zutrifft, bestimmt, welcher Benutzer (mit der Rolle Einkaufsspezialist) die Anforderung erhält.

Regelfelder​

Eine Regel umfasst folgende Felder:

  • Regelname — beschreibende Bezeichnung (z. B. IT-Einkäufe oder Hochwertiger Einkauf über 10.000 €). Pflichtfeld.
  • Abteilung — optional. Wenn gesetzt, stimmt die Regel nur mit Anforderungen überein, deren Abteilung diesem Wert entspricht. Der Vergleich ist nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidend (Marketing stimmt mit marketing überein). Wenn leer gelassen, stimmt die Regel mit jeder Abteilung überein.
  • Projekt — optional. Wenn gesetzt, stimmt die Regel nur mit Anforderungen überein, die mit diesem genauen Projekt verknüpft sind (Abgleich über Projekt-ID). Wenn leer gelassen, stimmt die Regel mit jedem Projekt (oder keinem Projekt) überein.
  • Min. Budget / Max. Budget — optional. Wenn gesetzt, stimmt die Regel nur überein, wenn das geplante Budget der Anforderung innerhalb des Bereichs liegt. Die Grenzen sind einschließlich: Das Budget muss >= Min und <= Max sein. Jede Grenze kann unabhängig gesetzt werden (nur ein Minimum, nur ein Maximum oder beides). Wenn beide leer sind, wird das Budget für diese Regel nicht berücksichtigt.
  • Spezialist — der Benutzer (mit der Rolle Einkaufsspezialist), der passende Anforderungen erhält. Pflichtfeld.
  • Priorität — nicht negative ganze Zahl. Regeln werden in aufsteigender Reihenfolge ausgewertet, d. h. die niedrigste Prioritätsnummer wird zuerst geprüft, und eine passende Regel mit einer niedrigeren Zahl hat Vorrang vor einer mit einer höheren Zahl.
  • Aktiv — wenn deaktiviert, wird die Regel bei der Auswertung vollständig ignoriert. Nützlich, um eine Regel vorübergehend zu deaktivieren, ohne sie zu löschen.
Ein leeres Feld bedeutet „stimmt mit allem überein"

Abteilung, Projekt, Min. Budget und Max. Budget sind allesamt Einschränkungen. Das Leerlassen einer Einschränkung entfernt sie, sodass die Regel breiter wird. Eine Regel, bei der alle vier Felder leer sind, stimmt mit jeder Anforderung überein — sie ist die universelle Auffangregel und sollte immer mit der höchsten Prioritätsnummer versehen sein, damit spezifischere Regeln zuerst die Chance haben, die Anforderung zuzuweisen.

Wie eine Regel abgeglichen wird​

Für die (Abteilung, ProjektId, Budget) einer Anforderung stimmt eine Regel nur dann überein, wenn alle gesetzten Einschränkungen erfüllt sind:

RegelfeldStimmt überein, wenn…
Abteilung (gesetzt)Abteilung der Anforderung entspricht der Regelabteilung, ohne Groß-/Kleinschreibung
Abteilung (leer)immer (jede Abteilung, einschließlich einer Anforderung ohne Abteilung)
Projekt (gesetzt)Projekt-ID der Anforderung entspricht der Projekt-ID der Regel
Projekt (leer)immer (jedes Projekt)
Min. Budget (gesetzt)Anforderung hat ein Budget und Budget >= Min
Max. Budget (gesetzt)Anforderung hat ein Budget und Budget <= Max
Min./Max. Budget (leer)diese Grenze wird nicht geprüft

Zu beachten: Wenn eine Regel eine Budgetgrenze hat, aber die Anforderung kein geplantes Budget aufweist, stimmt diese Regel nicht überein.

Der Abgleichalgorithmus​

  1. Alle Regeln laden, inaktive verwerfen.
  2. Die verbleibenden Regeln nach Priorität aufsteigend sortieren (niedrigste Zahl zuerst).
  3. Die Liste von oben nach unten durchlaufen; die erste Regel, deren Einschränkungen alle zutreffen, gewinnt, und ihr Spezialist wird zugewiesen. Die Auswertung endet sofort.
  4. Fallback bei fehlender Abteilung (siehe unten) — nur wenn Schritt 3 kein Ergebnis liefert.
  5. Wenn immer noch keine Übereinstimmung gefunden wird, kann die Anforderung nicht eingereicht werden, und der Benutzer erhält eine spezifische Fehlermeldung (siehe Verhalten bei keiner Übereinstimmung).
Regelset gestalten

Platzieren Sie enge, spezifische Regeln bei niedrigen Prioritätsnummern (z. B. Priorität 0 — hochwertige Einkäufe über 50.000 € gehen an den Einkaufsleiter), und fügen Sie dann breitere Auffangregeln bei höheren Nummern hinzu. Da die niedrigste Zahl zuerst geprüft wird, haben spezifische Regeln die Möglichkeit, eine Anforderung zu beanspruchen, bevor eine allgemeine Regel greift.

Fallback bei fehlender Abteilung​

Es gibt einen wichtigen zweiten Durchlauf, der aus der Regelliste nicht direkt ersichtlich ist.

Wenn kein Regel im ersten Durchlauf übereinstimmt und die Anforderung keine Abteilung gesetzt hat (leer/nicht ausgefüllt), führt das System die aktiven Regeln ein zweites Mal aus, diesmal ohne die Abteilungseinschränkung bei jeder Regel zu berücksichtigen. Projekt- und Budgeteinschränkungen werden weiterhin durchgesetzt — nur die Abteilung wird ignoriert. Die erste Regel, die unter diesen gelockerten Bedingungen übereinstimmt, gewinnt.

Das bedeutet: Eine abteilungsspezifische Regel kann eine Anforderung ohne Abteilung trotzdem aufnehmen, sofern ihre Projekt- und Budgeteinschränkungen erfüllt sind. Der Fallback wird nur ausgelöst, wenn die Abteilung der Anforderung leer ist; eine Anforderung, die eine Abteilung hat, die lediglich nicht abgedeckt ist, erhält diese Lockerung nicht.

Verhalten bei keiner Übereinstimmung​

Eine fehlende Übereinstimmung blockiert die Einreichung — es gibt kein stilles „Überspringen"

Wenn weder der strenge Durchlauf noch der Abteilungs-Fallback eine Regel findet, kann die Anforderung nicht zur Spezialistenprüfung eingereicht werden. Der Benutzer erhält eine klare Fehlermeldung, die auf der tatsächlichen Regelkonfiguration basiert. Die Anforderung wird nicht einfach als „nicht zugewiesen" belassen — die Einreichung wird abgelehnt.

Die Fehlermeldung passt sich der Ursache an:

  • Keine Regeln konfiguriert — „Diese Anforderung kann noch nicht zur Prüfung eingereicht werden — es wurden keine Spezialisten-Prüfer konfiguriert. Bitte kontaktieren Sie Ihren Administrator, um Spezialistenzuweisungsregeln einzurichten."
  • Abteilung nicht abgedeckt — wenn Regeln Abteilungen verwenden, aber keine diese Abteilung abdeckt, listet die Meldung die abgedeckten Abteilungen auf. Wenn die Anforderung keine Abteilung hat, aber alle Regeln eine voraussetzen, wird dies angegeben und die Abteilungen, denen Spezialisten zugewiesen sind, werden aufgelistet.
  • Budget außerhalb des Bereichs — wenn Regeln Budgetbereiche verwenden und das Budget der Anforderung außerhalb aller Bereiche liegt, listet die Meldung die abgedeckten Bereiche auf. Wenn die Anforderung kein geplantes Budget hat, Regeln aber eines voraussetzen, wird angegeben, dass ein Budgetwert erforderlich ist.
  • Kein spezifischer Grund — wenn keiner der oben genannten Punkte zutrifft (z. B. eine Projektfehlerübereinstimmung), erklärt eine allgemeine Meldung, dass keine Regel auf die Kombination aus Abteilung, Projekt und Budget zutrifft.

Jede Meldung endet mit „Bitte kontaktieren Sie Ihren Administrator, um dies zu lösen."

Anwendungsbeispiel​

Angenommen, ein Mandant hat folgende aktive Regeln (der Übersichtlichkeit halber ohne Projekteinschränkungen):

PrioritätRegelnameAbteilungMin. BudgetMax. BudgetSpezialist
0Hochwertiger IT-EinkaufIT50.000(leer)Alice
10IT StandardIT(leer)50.000Bob
20MarketingMarketing(leer)(leer)Carol
100Auffangregel(leer)(leer)(leer)Dave

Betrachten Sie nun vier eingereichte Anforderungen:

#AbteilungBudgetErgebnisWarum
1IT80.000→ Alice (Regel Hochwertiger IT-Einkauf)Niedrigste Priorität (0) wird zuerst geprüft; IT stimmt überein und 80.000 >= 50.000. Auswertung endet.
2IT20.000→ Bob (Regel IT Standard)Regel 0 schlägt fehl (20.000 < 50.000). Nächste Regel (Priorität 10): IT stimmt überein und 20.000 <= 50.000.
3(leer)5.000→ Dave (Regel Auffangregel, über Abteilungs-Fallback)Strikter Durchlauf: Regeln 0/10 erfordern IT, Regel 20 erfordert Marketing — keine stimmt mit einer leeren Abteilung überein, und Regel 100 (leere Abteilung) stimmt überein → gewinnt tatsächlich bereits im strikten Durchlauf. (Siehe Hinweis unten.)
4Finance5.000→ blockiertFinance stimmt mit keiner abteilungsspezifischen Regel überein, und die einzige Regel mit leerer Abteilung würde noch übereinstimmen…
Beispiele 3 und 4 richtig lesen

Der Abteilungs-Fallback ist nur relevant, wenn jeder passende Kandidat eine Abteilung gesetzt hat. In der obigen Tabelle hat Regel 100 eine leere Abteilung, daher stimmt sie bereits im strikten Durchlauf überein — Beispiel 3 wird Dave ohne den Fallback zugewiesen, und Beispiel 4 würde ebenfalls Dave zugewiesen, weil die Auffangregel mit jeder Abteilung übereinstimmt.

Um den Fallback und eine echte Nicht-Übereinstimmung zu sehen, entfernen Sie die Auffangregel mit Priorität 100, sodass jede verbleibende Regel abteilungsspezifisch ist:

PrioritätRegelnameAbteilungMin. BudgetMax. BudgetSpezialist
10IT StandardIT(leer)50.000Bob
20MarketingMarketing(leer)(leer)Carol
  • Anforderung mit leerer Abteilung, Budget 5.000 → strikter Durchlauf findet nichts (beide Regeln erfordern eine Abteilung). Da die Abteilung leer ist, läuft der Abteilungs-Fallback: Er prüft erneut, ohne Abteilung zu berücksichtigen. Regel 10 (Priorität 10, zuerst geprüft) stimmt jetzt überein, da Budget 5.000 <= 50.000 → zugewiesen an Bob.
  • Anforderung mit Abteilung Finance, Budget 5.000 → strikter Durchlauf findet nichts (Finance ist weder IT noch Marketing). Der Fallback läuft nicht, da die Abteilung nicht leer ist. → blockiert mit der Meldung: „Abteilung „Finance" hat keinen zugewiesenen Spezialisten. Aktuell abgedeckte Abteilungen: IT, Marketing."

Schritt-für-Schritt-Anweisungen zum Erstellen einer Regel finden Sie im Einkaufsspezialist-Leitfaden → Neue Regel erstellen.

Fachprüfer-Dashboard​

Wo: Hauptmenü → Genehmigungen → Fachprüfung (/specialist-review).

Das Dashboard listet alle Beschaffungsanforderungen auf, die dem aktuell angemeldeten Benutzer zur Prüfung zugewiesen wurden. Es ist der tägliche Eingang des Spezialisten.

Jede Zeile zeigt:

  • Antrags-Nr.
  • Anfragename
  • Abteilung
  • Budget (geplantes Budget und Währung)
  • Datum (Datum der Anforderung)
  • Aktionsschaltfläche Prüfung

Klicken Sie in einer Zeile auf Prüfung, um die vollständige Anforderung zu öffnen. Von dort aus kann der Spezialist:

  • die Anforderungsdetails aktualisieren oder korrigieren,
  • die Beschaffungsmethode festlegen (Einfache Beschaffung, RFQ oder RFP),
  • den Lieferanten (oder eine Lieferanten-Shortlist) auswählen,
  • die Anforderung in die nächste Phase des Beschaffungsworkflows weiterschieben.

Wenn derzeit keine Anforderungen zugewiesen sind, zeigt die Seite einen leeren Zustand mit der Meldung „Keine Anträge zur Prüfung ausstehend".

Berechtigungen​

AktionErforderliche Berechtigung
Zugriff auf das Fachprüfer-DashboardPurchasesRequisitions / Review
Zuweisungsregeln anzeigen / suchenSpecialistAssignmentRules / View, SpecialistAssignmentRules / Search
Zuweisungsregeln erstellen / bearbeiten / löschenSpecialistAssignmentRules / Create, Update, Delete (in der Regel auf Mandantenadministratoren beschränkt)
Im Feld Spezialist einer Regel auswählbar seinBenutzer muss die Rolle Einkaufsspezialist innehaben

Wenn ein Benutzer mit der Rolle Einkaufsspezialist nicht im Dropdown Spezialist erscheint, prüfen Sie, ob die Rolle in Plattformbenutzer korrekt zugewiesen ist.

Verwandte Leitfäden​