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Leistungsabnahme

Die Leistungsabnahme ist der Abzeichnungsschritt für Dienstleistungen und sonstige nicht-materielle Leistungen (typischerweise aus einem reinen Dienstleistungs-RFP). Sie entspricht dem Lieferschein für Arbeiten, die nicht physisch entgegengenommen werden können, und bestätigt, dass der Lieferant die vertraglich vereinbarten Leistungen erbracht hat — bevor eine Rechnung beglichen wird.

Während ein Warenkauf dem Ablauf PO → Lieferschein → Dreiseitiger Abgleich → Rechnung folgt, durchläuft ein Dienstleistungskauf den Ablauf PO → Leistungsabnahme → Rechnung.

Wo Sie es finden​

Öffnen Sie im Hauptmenü den Eintrag Service Acceptance. Die Seite listet alle Abnahmen des Mandanten auf. Um eine Abnahme manuell zu erstellen, klicken Sie oben rechts in der Liste auf MANUAL ACCEPTANCE — es öffnet sich das Formular Manual Service Acceptance.

Status​

Eine Leistungsabnahme durchläuft folgende Status:

  • Pending — die Abnahme wurde erstellt und wartet darauf, dass ein Genehmiger sie prüft.
  • Approved — der Genehmiger hat die Leistungen akzeptiert. Die zugehörige Rechnung kann nun bearbeitet werden.
  • Rejected — der Genehmiger hat die Abnahme abgelehnt. Der Beschaffungsprozess bleibt offen, bis der Lieferant das Problem behebt oder eine neue Abnahme erstellt wird.
  • Needs Revision — der Genehmiger hat Änderungen angefordert. Der Ersteller kann die Abnahme aktualisieren und erneut einreichen.

Manuelle Leistungsabnahme erstellen​

Öffnen Sie Service Acceptance → MANUAL ACCEPTANCE. Das Formular ist in Karten gegliedert:

Purchase Order (erforderlich)​

Suchen und wählen Sie den Purchase Order, auf den sich die Abnahme bezieht. Nach der Auswahl zeigt das System eine Zusammenfassung der Bestellung an: Bestellnummer, Lieferant und — soweit vorhanden — den Bestellgesamtbetrag.

Invoice (optional)​

Falls der Lieferant bereits eine Rechnung für die Arbeit eingereicht hat, suchen und wählen Sie diese hier aus. Die Rechnungsauswahl ist erst aktiv, nachdem ein Purchase Order ausgewählt wurde, sodass die Rechnung immer derselben Beschaffungskette zugeordnet ist.

Lassen Sie dieses Feld leer, wenn die Rechnung noch nicht eingegangen ist — die Abnahme kann trotzdem erstellt und später mit der Rechnung verknüpft werden.

Evaluator​

Der Evaluator ist auf den aktuell angemeldeten Benutzer gesperrt. Dies wird sowohl in der Benutzeroberfläche als auch serverseitig durchgesetzt, sodass eine Abnahme nie einer anderen Person zugeschrieben werden kann.

Acceptance Checklist​

Setzen Sie einen Haken bei den Kriterien, die erfüllt wurden:

  • Scope delivered — der vereinbarte Leistungsumfang wurde erbracht.
  • Quality OK — die Qualität entspricht dem geforderten Standard.
  • Milestones met — die vertraglichen Meilensteine wurden erreicht.
  • Owner approved — der interne Vertragsverantwortliche hat die Leistung abgezeichnet.

Notes​

  • Milestone notes — Freitextbeschreibung der erreichten Meilensteine, Teillieferungen oder sonstiger bemerkenswerter Fortschritte.
  • Notes — allgemeine Anmerkungen zur Abnahme.

Klicken Sie auf CREATE ACCEPTANCE, um zu speichern. Die Abnahme wird mit dem Status Pending erstellt.

Abnahme prüfen und bearbeiten​

In der Liste Service Acceptance sehen Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung für jede Zeile im Status Pending oder Needs Revision ein Aktionsmenü mit drei Optionen:

  • Approve — markiert die Abnahme als Approved. Die verknüpfte Rechnung (falls vorhanden) wird zur Zahlung freigegeben.
  • Reject — markiert die Abnahme als Rejected.
  • Request Revision — versetzt die Abnahme in den Status Needs Revision, damit der Ersteller sie aktualisieren und erneut einreichen kann.

Klicken Sie auf das Augensymbol einer beliebigen Zeile, um die Detailseite Service Acceptance Detail zu öffnen. Diese zeigt den vollständigen Datensatz an: verknüpfter PO und Rechnung, Checklisten-Ergebnisse, Notizen, Status-Badge und das Genehmigungs-Protokoll.

Wo es noch erscheint​

Eine Leistungsabnahme ist an zwei weiteren Stellen sichtbar:

  • Auf der Detailseite der Procurement Overview, im Panel Service Acceptance, das bei reinen Dienstleistungs-RFPs die Panels für Lieferscheine und den Dreiseitigen Abgleich ersetzt.
  • In Benachrichtigungen und Erinnerungen an den zugewiesenen Genehmiger.

Berechtigungen​

  • ServiceAcceptance / View — Listenansicht und Detailseite anzeigen.
  • ServiceAcceptance / Create — manuelle Abnahmen erstellen.
  • ServiceAcceptance / Approve (oder gleichwertig) — Abnahmen aus der Liste genehmigen, ablehnen und zur Überarbeitung zurückgeben.