Beschaffungsanforderungen

Eine Beschaffungsanforderung dient dazu, den Bedarf an Waren oder Dienstleistungen im ProcureSwift-System offiziell zu erfassen. Sie stellt den ersten Schritt des Beschaffungsprozesses dar und unterliegt einer Genehmigung nach vordefinierten Regeln.

Liste der Beschaffungsanforderungen anzeigen

• Im Hauptmenü zu Einkauf gehen.
• Beschaffungsanforderungen auswählen.

Eine Liste aller erstellten Beschaffungsanforderungen wird angezeigt, einschließlich Status, Budget, Währung und Erstellungsdatum.

Neue Beschaffungsanforderung erstellen

• Im Bereich Beschaffungsanforderungen auf Erstellen klicken.
• Das Formular Beschaffungsanforderungsblatt wird geöffnet.

Grundlegende Informationen zur Beschaffungsanforderung

Oben im Beschaffungsanforderungsblatt trägt der Benutzer die grundlegenden Informationen zur Beschaffungsanforderung ein, z. B. Anforderungsname, verknüpftes Projekt, Budget, Daten, Währung und Lieferort. Diese Angaben definieren den Kontext der Beschaffung und legen fest, welchem Projekt und Budget die Anforderung zugeordnet wird.

Beschreibung der Positionen

Im Abschnitt Beschreibung der Positionen fügt der Benutzer einzelne Positionen hinzu, die Teil der Beschaffungsanforderung sind.

Um eine neue Position hinzuzufügen, klicken Sie auf + Artikel hinzufügen und füllen Sie alle erforderlichen Felder aus, einschließlich:

Alle Felder müssen ausgefüllt werden!

Wenn ein Feld leer bleibt, erlaubt das System nicht, die Position hinzuzufügen. Eine Position kann nur gespeichert werden, wenn alle erforderlichen Werte angegeben wurden.

Der Gesamtbetrag für jede Position wird automatisch basierend auf Menge und Einheitspreis berechnet.

Beschaffungsmethode, Lieferantenauswahl und Genehmiger werden vom Beschaffungsspezialisten festgelegt

Beim Erstellen einer Beschaffungsanforderung geben Sie weder die Beschaffungsmethode noch den Lieferanten oder die Genehmiger an. Nach dem Absenden wird die Anforderung automatisch einem Beschaffungsspezialisten zugewiesen, der die passende Beschaffungsmethode (Einfache Beschaffung, RFQ oder RFP) wählt, den Lieferanten auswählt und die Anforderung im Beschaffungsprozess weiterleitet. Details finden Sie im Leitfaden Beschaffungsspezialist.

Anhänge

Am Ende des Formulars können Dokumente zur Beschaffungsanforderung angehängt werden:

• maximal 5 Dateien,
• maximale Dateigröße von 5 MB pro Datei,
• Dateien können per Auswahl oder per Drag & Drop hochgeladen werden.

Anforderung speichern

Nach dem Ausfüllen aller erforderlichen Informationen hat der Benutzer zwei Optionen:

• Entwurf speichern – speichert die Anforderung als Entwurf,
• Speichern und zur Genehmigung senden – speichert die Anforderung und sendet sie zur Bearbeitung. Die Anforderung wird anschließend automatisch einem Beschaffungsspezialisten zugewiesen und tritt in den Genehmigungsworkflow ein.