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Mandanteneinstellungen

Der Bereich Mandanteneinstellungen ermöglicht Administratoren, organisationsweit geltende Einstellungen zu verwalten — von Regeln für die Benutzerregistrierung über die Sicherheit bis hin zu Integrationen. Die Einstellungen sind in mehrere ausklappbare Abschnitte unterteilt; speichern Sie Ihre Änderungen nach dem Bearbeiten eines Abschnitts mit der Schaltfläche Änderungen speichern am unteren Rand der Seite.

  1. Der Administrator meldet sich in der ProcureSwift-Anwendung an.
  2. Im Hauptmenü zu Einstellungen navigieren.
  3. Mandanteneinstellungen auswählen.

E-Mail-Sicherheitseinstellungen​

Dieser Abschnitt ermöglicht es, Regeln für die Benutzerregistrierung basierend auf E-Mail-Domains festzulegen — also welche Domains während der Registrierung erlaubt oder blockiert sind. Wenn sich ein Benutzer aufgrund einer eingeschränkten E-Mail-Domain nicht registrieren kann, muss der Administrator die Einstellungen hier aktualisieren.

Der Bildschirm E-Mail-Sicherheitseinstellungen bietet zwei Modi:

Graue Liste (Blockierte Domains)​

Der Modus Graue Liste erlaubt die Registrierung von allen E-Mail-Domains außer denen, die explizit blockiert sind.

  • Geben Sie den Domainnamen in das Feld Zu beschränkende Domäne ein (z. B. gmail.com).
  • Klicken Sie auf Domäne beschränken.
  • Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Weiße Liste (Erlaubte Domains)​

Der Modus Weiße Liste ist eine strengere Sicherheitseinstellung. Die Registrierung ist nur von Domains erlaubt, die explizit zugelassen sind.

Merkmale:

  • alle anderen Domains werden automatisch blockiert
  • geeignet für Organisationen mit klar definierten Unternehmens-E-Mail-Domains

Hinzufügen einer erlaubten Domain:

  • Geben Sie den Domainnamen in das Feld Zu erlaubende Domäne ein (z. B. yourcompany.com).
  • Klicken Sie auf Domäne erlauben.
  • Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Email security settings with domain restrictions.

Zwei-Faktor-Authentifizierung​

In diesem Abschnitt kann der Administrator die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für die Benutzer der Organisation verlangen.

  • Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Benutzer verlangen – wenn aktiviert, müssen alle Benutzer vor dem Zugriff auf das System die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer Authenticator-App (z. B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator) einrichten.
  • Lieferanten von der obligatorischen Zwei-Faktor-Authentifizierung befreien – optional können Lieferanten von der verpflichtenden 2FA ausgenommen werden. Lieferanten können die 2FA weiterhin freiwillig aktivieren, sie ist für sie aber nicht verpflichtend.

Serviceannahme — Funktionstrennung​

Diese Einstellung steuert, wer eine Serviceannahme auf der Seite Manuelle Serviceannahme abschließen kann. Sie betrifft weder Three-Way-Match- noch RFQ-Abläufe.

  • STRICT – blockiert jede Annahme, bei der Bewerter und Genehmiger dieselbe Person sind.
  • FLEXIBLE – erlaubt eine solche Annahme nach ausdrücklicher Bestätigung und markiert den Datensatz im Audit-Protokoll mit same_user_approval = true.

Zeitzone​

Die Standardzeitzone der Organisation wird verwendet, um Zeitangaben für Benutzer anzuzeigen, die keine eigene Zeitzone gewählt haben.

  • Zeitangaben werden in UTC gespeichert; die gewählte Zeitzone ändert nur deren Anzeige.
  • Wenn Sie das Feld Tenant default time zone leer lassen, wird UTC verwendet.

Integrationen — Xero​

Dieser Abschnitt ermöglicht es, die Organisation mit Xero für die Buchhaltungssynchronisation (Kontakte, Rechnungen, Bestellungen und Zahlungsstatus) zu verbinden. Wenn die Xero-Integration für Ihre Organisation nicht aktiviert ist, wird dieser Abschnitt möglicherweise nicht angezeigt.

Änderungen speichern​

Klicken Sie nach dem Bearbeiten eines Abschnitts auf Änderungen speichern am unteren Rand der Seite. Die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn es ungespeicherte Änderungen gibt.