Aperçu des achats
L'Aperçu des achats est un tableau de bord consolidé qui permet à l'utilisateur de suivre l'ensemble du processus d'approvisionnement, depuis la demande d'achat initiale jusqu'à la facturation. Il regroupe sur un seul écran la Demande d'achat (PR), la Demande de devis (RFQ) ou la Demande de proposition (RFP), les Bons de commande (PO), les Bons de livraison (DN), les Réceptions de service et les Factures associés.
Où le trouver
Dans le menu principal, ouvrez Vue d'ensemble des achats. La page est également accessible depuis le tableau de bord. L'accès nécessite la permission ProcurementOverview / View.
La vue liste
La liste affiche une ligne par processus d'approvisionnement (une ligne par demande d'achat). Les colonnes suivantes sont disponibles et peuvent être triées :
- Numéro de demande — l'identifiant de la demande d'achat à l'origine du processus.
- Nom de la demande — description courte de ce qui est en cours d'achat.
- Département — le département demandeur.
- Mode de passation — pastille colorée indiquant si le processus est une Petite commande, un RFQ ou un RFP.
- Budget prévu — le budget enregistré sur la demande d'achat, avec la devise.
- Date de la demande — la date de création de la demande.
- Phase actuelle — pastille verte indiquant la phase actuelle dans le pipeline (Brouillon, Approbation, Approvisionnement, Évaluation, BC, Livraison, Réception du service, Facture, Rapprochement à trois voies, Fermé).
- Demandé par — l'utilisateur qui a soumis la demande.
Utilisez la recherche et les filtres de colonnes situés au-dessus du tableau pour affiner la liste (par exemple, n'afficher que les RFP en phase Approvisionnement). Cliquez sur Voir les détails sur n'importe quelle ligne pour ouvrir la chronologie complète du processus.
La vue détail
La page de détail est organisée de haut en bas sous forme d'une chronologie défilante unique.
En-tête principal et indicateurs clés
Le panneau supérieur affiche le nom et le numéro de la demande, ainsi que quatre indicateurs clés :
- Budget prévu avec la devise
- Date de livraison
- Demandé par
- Département
Le bouton Exporter en PDF en haut à droite génère un PDF complet de l'ensemble de l'aperçu, adapté à l'archivage ou au partage avec les auditeurs.
Barre des phases du processus
Sous l'en-tête, une rangée de bulles de phases présente l'intégralité du pipeline d'approvisionnement (Brouillon DA, Approbation DA, Approvisionnement, Évaluation, BC, Livraison / Réception du service, Facture, Rapprochement à trois voies, Fermé). La bulle de la phase en cours est mise en évidence ; les phases terminées sont remplies. Cliquer sur une bulle fait défiler la page jusqu'à la section correspondante.
Sections de détail
La page affiche ensuite un panneau rétractable par étape. Les panneaux ne s'affichent que lorsque des données existent pour cette étape ; le panneau de la phase en cours est développé par défaut.
- Informations de base — numéro et nom de la demande, demandeur, département, pays, date de la demande, budget prévu, date de livraison prévue, total général, adresse de livraison, commentaires supplémentaires.
- Mode de passation — pastille Petite commande / RFQ / RFP, spécialiste assigné, horodatage de la revue du spécialiste, indicateur NDA requis.
- Chaîne d'approbation DA — chaque approbateur dans l'ordre avec son statut (Approuvé / Rejeté / En attente), la date et les commentaires.
- Fournisseurs recommandés — fournisseurs proposés dans la demande d'achat.
- Équipe d'évaluation — membres assignés à l'évaluation des devis ou des propositions, avec un compteur « X soumis sur Y ».
- Évaluations des fournisseurs — détail de la notation par fournisseur, affichant le score, la recommandation et les commentaires de chaque évaluateur.
- Demande de devis ou Appel d'offres — numéro de la demande, date, pastille de statut et chaîne d'approbation.
- Lignes de demande — lignes d'articles avec la quantité, le prix unitaire et le total.
- Bons de commande — numéro de commande (cliquable vers le détail du BC), fournisseur, statut, total général, date.
- Bons de livraison — numéro du bon de livraison (cliquable), fournisseur, statut, date de livraison, réceptionné par, total général.
- Réception du service — pour les processus RFP portant uniquement sur des services, les enregistrements de réception de service remplacent les bons de livraison et le rapprochement à trois voies.
- Factures — numéro de facture (cliquable), statut, sous-total, taxe, devise, date d'échéance.
- Rapprochement à trois voies — pour les processus de biens, le résultat du rapprochement BC / BL / Facture avec les indicateurs de correspondance des quantités et des prix.
Une ligne qui ne possède ni panneau Rapprochement à trois voies ni panneau Bons de livraison, mais qui affiche un panneau Réception du service, correspond à un RFP portant uniquement sur des services. Le système le route automatiquement vers le workflow alternatif.
Permissions
La consultation de l'Aperçu des achats nécessite la permission ProcurementOverview / View. L'utilisateur ne voit que les processus d'approvisionnement qu'il est autorisé à consulter dans les modules sous-jacents (PR, RFQ/RFP, PO, etc.) — le périmètre multi-tenant est appliqué automatiquement.